项目文档管理制度.docxVIP

精心打造 精心打造 PAGE PAGE # 小心打造 小心打造 PAGE PAGE # 项目文档管理制度 项目信息: 项目名称 项目编码 项目级别 客户名称 AM姓名 PM姓名 版本信息: 版本号 拟制/修改责任人 拟制/修改日期 修改内容及理由 批准者 请注意:使用前请确认这是最新有效的版本。 一、目的 Objective： 建立项目组的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文 档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规范化的管理。 二、范围 Scopes 本文适用于本项目组、及与之有关的客户、代理、分包商的文档。 三、内容Content ： 文档编号 与项目有关的文档，均统一编号。 文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期?文档密级 文档属性：本字段用两位英文字母表示 表1:文档属性字段对照 文档分类 简写 文档分类 简写 验收报告 AR 指令 IS 竣工文件 AF 发票 IV 行政文件 AD 信函 LE 申请 AP 手册 MN 标书 BD 备忘录 MM 保函 GU 其他 OT 检查报告 CR 计划 PL 索赔 CC 谷夏 RP 澄清 CL 报表 RF 项目制度 RG 会议纪要 MI 合同 CO 勘测报告 SR 设计文件 DS 发放对象：本字段用两位英文字母表示 表2:文档接收对象字段对照 发放对象 简写 发放对象 简写 业主Client CL 项目组内部Internal IN 合作方 Co-operation CO 分包商 Subcontractor SC 政府部门Government GO 采购供应商Supplier SU 华为公司Huwei HW 其他Others OT 文档日期：本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。 顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放 对象内所有文档的顺序号。 文档密级：本字段1位数字，表明了文档的保密级别。 0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读 1级代表秘密，项目组核心成员阅读 2级代表内部公开，项目组所有成员阅读（司机保姆等行政人员除外） 3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读（包括合作方、分包商、代理商、采购 供应商） 例： 与业主的第一份会议纪要的编码：MI-CL-0001-030521-1 文档的存放 项目文档分别建立电子和纸面件档案。 电子档案目录如下，通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。 表3:电子文档目录 0级目录 一级目录 二级目录 三级目录 四级目录 招标广告 文件 业主招标 招标书 招标 招标书附件 分包招标 征询书 附件 标书 分包投标 分包商1 分包商N **项目 投标 华为投标 工程 技术 商务 采购 合同主体 / 主合同 合同附件 / 合同 监理合同 变更补充 / 分包合同 设计分包 分包商1 分包商N PAGE PAGE # PAGE PAGE # 精心打造 精心打造 PAGE PAGE # 工程分包 上同 与业主 来信 / 去信 / 分包商1 来信 与分包商 去信 来往信件 分包商N 来信 （与项目 去信 组外部） 与业主 通知 会议纪要 纪要 与分包商 通知 纪要 公司内部 汇报 协调 项目任命 项目章程 项目后动 项目制度 进度计划 项目计划 资源计划 成木计划等 施工日志 分包商 给业主 检查报告 施匚记录 质量检查 整改报告 夏查报告 工程实施 材料设釜进场 变更 工程成木 挣值报告 工程付款 成木分析 包括研发、「程各小 状 态 周 报 组的项目组的状态 项目报告 周报等 跟 踪 P I P 跟 踪 问 题 内部会议纪要 竣工验收记录 竣工验收 竣工验收文档 竣工图纸 竣匚验收证明 主设备 技术资料 土建工程 外线I程 外购产品 纸面文档按文件的属性、密级分类存放，并填写《文件存放和访问控制表》（附件一）进行 存放、借阅登记。 3.文档借阅 3. 文档借阅 文档借阅流程如下： （1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档。 （2）向文档管理员提出借阅申请。 （3）文档管理员根据其身份确定阅读权限。 （4）判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内，若有权限则转（6）。 （5）若所借阅文档超过其阅读权限，需经PM批准。 （6）文档管理员填写文档借阅记录表。 （7）借阅人签署文档借阅记录。 （8）根据阅读权限或临时授权，开放文档纸面复印件供其查看。 （9）借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。 文档审批 分为技术审批权限（初步审批）和签发审批权限（最终审批）两种。 （1）技术文档 各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。 （2）财务及对外文档 是法定的权签人，所有财务文档、对外文档（与