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公司内部文件管理制度1.doc 公司内部文件管理制度1公司内部文件管理规定1.目的为了更好的标准公司各类文件的发放与存档管理，树立公司正规严谨的良好形象。2.适用范围公司各部门。3.部门职责3.1各部门主管负责本部门文件的搜集、整理、评级及汇总工作。3.2行政部负责文件的归档、建档、保存及收发工作。4.文件分类及保存标准4.1公司各部门代码：总经办：ZJB；行政部：XZ；化学研发部:HX；应用研发部：YY；市场部：SC；财务部：CW；生产部：SC；工程部：GC；品控部：PK；选购部：CG；物流部：WL4.2保密等级：公司文件管理分A、B、C、D四个保密等级A级：机密文件，限总经理、董事会等以上成员知悉；B级：高级文件，限部门经理以上管理成员知悉；C级：中级文件，限相关部门内部成员及经理以上管理成员知悉；D级：一般文件，限公司内部全部成员知悉；4.3文件保存周期：公司文件保存日期分A、B、C三个等级A级：长期保存，包括公司管理制度、公司重大大事记录、技术资料等重要文件。B级：保存期5年，销售或选购合同、已过期的非购销合同、品控资料等文件。C级：保存期2年，公司内部的各种工作方案、总结、报告、申请、批复、统计报表、重要工作记录〔表单〕及工作简报等一般文件。5. 归档、建档、签收与发放5.1文件归档：各部门主管将本部门文件搜集、整理、审核后，于每月25日将文件资料交行政部资料室保管。5.2文件签收：行政部接文件后填写《文件交接单》，经交件人与接件人签字后交件人留存。5.3文件建档：行政部资料室接文件后填写《文件建档记录》对承受文件进展编号记录，并按部门及文件保密等级对文件进展分类保存。5.4文件发放：各部门如需查阅、借阅文件需填写《文件借阅单》，借阅人需部门主管以上，一般员工无权借阅，文件借阅时间不得超过3天，如有特别状况需写明缘由，由总经理签字。6. 备案号6.1各部门资料、文件交资料室存档时都应有备案登记号，以便日后查阅。6.2 备案号说明：例：XZAXZ A B 13 01 01 01保密等级保存周期保存年份保存月份保存日文件交接单：化学研发试验记录本建档记录：公司内部文件及档案管理制度4 海南壹大科技有限公司文件及档案管理制度一、目的为有效管理公司文件及档案资料，力求标准统一、存储有序、查阅便利，全面落实标准化、信息化及平安化的目的，特制定本管理制度。二、适用范围适用于公司全部文件、有声影音、图纸、资料及表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理〔一〕文件编码规章1、公司内部公文编码〔1〕一级编码及二级编码分别为单位及部门编码，对应的编码如下：注：随着公司不断进展壮大，依据部门及子公司设置设立二级编码。〔2〕三级编码，文件属性编码：政府部门文件〔ZF〕、会议纪要〔JY〕、公告〔GG〕、通报(TB)、简报(JB) 、通知(TZ)、看法(YJ)、打算(JD)、决议(JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H) 、报告(BG)。〔3〕四级编码，文件下发年份〔4〕五级编码，文件归档序号：三位数，从001开头排序示例：YD-XZ-TZ-2016-002，文件流水号下发年份通知壹大行政部2、合同或协议编码〔1〕一级编码：〔同公文一级编码〕〔2〕二级编码：壹大科技统一为行政部〔XZ〕,云昶统一为YC。〔3〕三级编码：合同〔HT〕，协议〔XY〕〔4〕四级编码：合同类型，分为商业合同〔SY〕和劳动合同〔LD〕〔5〕五级编码：合同下发年份。〔6〕六级编码：合同签订编号：三位数，从1开头排序。〔7〕示例：YD-XZ-HT/SY -2016-001文件流水号下发年份合同类型合同行政部壹大3、公司对外公文编码a外来文件编码〔1〕一级编码：收文公司，壹大科技有限公司〔YD〕〔2〕二级编码：来文单位，政府部门〔ZF〕,公司〔GS〕〔3〕三级编码：阿拉伯数字来文年份，〔4〕四级编码：文字流水号，每年从001开头编码〔5〕示例：YD-ZF-2016-001b对外发文〔1〕一级编码：发文公司简称，海南壹大科技有限公司〔YD〕〔2〕二级编码：【阿拉伯数字】代表发文年份〔3〕三级编码：〔外〕文字第nnn号，nnn代表流水号，每年1月1日自动归0。〔4〕示例：YD[2016]〔外〕文字第001号〔二〕、文件的编写管理流程〔1〕文件的编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。〔2〕文件的审核由董事长或受权的相应职位的人员负责，确保文件内容简练、精确、完好、统一，并可请预期的用法者对文件的可用法性进展评定。最终经董事长对文件进展审批。〔需填写《文件下发归档审批表〔3〕属于