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采购基础知识 商品采购是指为保证销售需要，通过等价交换方式取得商品资源的一系列活动，包括：确定需求、发掘货源、选择供应商、交易条件的谈判、签发购货合同、督促供应商、处理纠纷等。这一切都是由连锁企业的商品采购部来完成的。 1．采购部组织结构的确定 连锁企业依规模不同可考虑确定不同的采购部组织结构。如小规模连锁企业， 采购及配送规模均不大，作业程序亦比较简单，可由采购经理同若干采购人员 协同完成。一般来说，较大规模的连锁企业采购部内分设不同的专项职能部门： 一是按商品类别分设各类商品的采购人员。二是新产品开发部门，职能是开发 和引进新产品。三是采购委员会，裁决商品采购的重大事宜，其成员由各部门 选择，以便在采购中吸纳各部门的意见。四是存货管制及商品配送。 2．商品采购制度的选择 连锁企业的采购制度一般可分为中央采购、授权采购及有限授权采购。其中中央采购即统一采购的应占采购商品总量的 70％以上，其余部分可由门店自行采购，以保持其灵活性和各自的特色。 中央采购的商品，可先运至配送中心，再由配送中心按时按量发送门店，或就 近由厂家直接送往商店。中央采购可以以量制价，压低进货价格，还可以降低 购货成本，减少费用开支，从而实现规模效益。目前，国内连锁企业应努力完 善管理，提高共同采购的比率。当然，适当地给门店一定的自采权也是必要的， 如鲜活食品、区域特色商品等，但必须严格控制其范围，有的商品可提供供货 商目录供门店选择。 在选择采购制度的时候，要注意以下几个要点： (1)坚定不移地采用中央采购制，如连锁公司刚组建，中央采购总部还一时无法正常运转时，必须规定中央采购总部正常运转的时间表。 (2)对连锁店总部授权的采购制度的选择，一般规定只有在中央采购总部正在筹建之中无法正常运转时，门店可自行采购，但要有一个终止的时间表，并且与中央采购总部正常运转的时间表相一致。 (3)连锁店总部有限授权的采购制度，如无特殊需要，一般不予选择。不能迫于下属们要求自行采购权下放的压力，而无原则地做比例性的有限下放。 3．商品采购管理的主要工作 商品采购是销售实现的前提，其管理工作包括： (1)数据管理：测定各商品的销售量及销售金额，并区分畅销品与滞销品；计算商品周转率，周转率：平均销售额÷平均存货额，平均存货额：(期初存货额+期末存货额)÷2；计算交叉比率，交叉比率二周转率 X 毛利率，通常以每月或每季为计算期。 (2)调查与分析：研究商品的市场价格走势及供求状况；价格及成本分析；开拓新货源，开发新产品；自制、定牌监制或买人的决断；总代理、总经销业务的可行性分析；竞争对手货源及渠道调查与分析、店铺别、商品别、供货商别排行榜分析。 (3)采购业务：查核门店申购单；发出或征集报价单；分析报价；选择供货商，决定采购量、交货期、运输方式、合约种类及细则；采购业务监控；收货及查核；查检发票及批准付款给保险公司或供货商索赔。 (4)存货管理：存货分类；决定各类商品的最高存货量、最低存货量及安全存量；建立存货目录；处理过量及有问题存货。 (5)品质管理：定期与不定期检查配送中心及门店商品的质量，向有关人员介绍商品知识，协同做好商品管理工作。 (6)滞销品淘汰。 (7)新产品开发。 (8)厂商管理。 (9)制定标准及考核：制定及补充采购手册；协助有关部门对采购业绩及采购人员进行考评。 (10)向高层决策部门汇报等。