公司企业文件和资料管理制度.docxVIP

公司企业文件和资料管理制度 1. 目的本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进展了规定，确保公司全部文件都受控，各部门及各岗位都用法文件的有效版本，并在实际工作中有效施行。2. 适用范围本规程适用于公司各部门及全部文件和资料的管理。3. 术语和定义参见ISO9000:2000之规定。4. 职责各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进展指导和监视；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等掌握工作；各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；各部门负责对本部门持有文件进展有效管理并保证其有效施行；各部门应亲密关注文件的执行状况和反应信息并准时组织修改；全员执行过程中发觉文件存在问题时，应准时填写信息反应表交其部门负责人批阅后，由其传送文件编制的责任部门。5.工作程序文件的分类一级文件：质量手册；二级文件：程序文件；三级文件：作业指导书；记录表格标准、标准a.包装材料检验标准〔包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等〕；b.化工原、辅料检验标准；c.成品质量标准/产品内控标准；d.已备案的企业标准；e.工艺技术文件；f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；g.国家强迫执行的有关标准；顾客供应的文件和资料〔包括图样〕法律、法规〔包括产品质量法、消费者权益爱护法等〕。公司内部各项管理标准、制度公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。文件的编写、审核和批准文件审核文件批准文件标识文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上全部标识对该文件而言都是唯一的。编号格式为：Q/BB XXX-YYYY其中：Q-企业内部标准BB-公司代码：GL—xx化装品有限公司〔广州工厂〕SL—xx化装品有限公司〔汕头工厂〕LC—xx化装品有限公司〔广州工厂和汕头工厂〕XXX-挨次号〔001-999〕YYYY-年号〔以自然年号为准〕编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。修正号〔VV〕挨次号〔XXX〕部门下一级机构〔TT〕部门〔AAA〕文件类别〔DD〕公司代码〔BB〕其中：● BB —公司名称:GL —xx 化装品有限公司〔广州工厂〕 SL —xx 化装品有限公司〔汕头工厂〕LC —xx 化装品有限公司〔广州工厂和汕头工厂〕● DD —文件类别〔详见附表1：本公司一般性技术标准、管理标准和制度编号〕● AAA —提出该作业指导书的部门● TT —部门下一级机构的编号〔如车间、科、室等〕可以是从01—99之间的任何数字● XXX 挨次号，可以是从000—999之间的任何数字● VV 修正号，如是新作业指导书，那么定义VV 为00，作业指导书每修正一次，VV 那么递增01，VV 可以是从00—99之间的任何数字。 FE 字〔BBBB 〕XXX 号 其中：F-部门英文缩写MG-总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC 部；HR-人力资源/行政部；MRK-销售部；FIN-财务部；QT-品质/技术部E-公文种类简称，如：联络书简称为联。 BBBB-公元年号 XXX-挨次号“受控〞和“非受控〞。全部文件必需标识受控状态，盖蓝色“受控〞或蓝色“非受控〞章。印章格式如下：“作废〞章；印章格式如下：XX XX文件管理专用XX XX 文件管理专用XX XX 文件管理专用文件发布、发放全部管理文件由各部门文件管理员按《文件分发清单》发放到相应部门文件管理员，再按部门内部《文件分发清单》再发放到相应的工作岗位人员手中；“作废〞章并妥当保存；文件更改“文件更改申请单〞说明更改缘由，对重要的更改〔如技术参数〕还应附有充分的证据,将全部与文件更改相关的资料汇总，提交品质/技术部，再由品质/技术部将需更改的信息传到达文件的原编写部门，由编写部门提出更改、更新看法并对原文件进展更改，同时按规定进展；管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单〞说明更改缘由，将全部与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新看法并对原文件进展更改，同时按规定进展；文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进展，同时应获得原始审批资料。文件、资料更改批准后，才允许发布。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员根据规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收文件进展“作废〞标识。对重要更改还应发放“文件更改通知单〞