内部沟通制度.docVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 3 页 公司内部沟通制度 ?为提高工作效率，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象，根据《检验检测机构资质认定评审准则》 要求及公司实际工作的需要，特制定本制度。? 一.公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式： 1.正式的文件(含文书)沟通。 2.会议沟通(例行会议、临时性会议)。 3.非正式场合、形式的沟通(经理信箱、个别交谈等)。 二.文件(含文书)沟通 1.规章、制度类文件 A.规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作规程并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度； B.公司制定的制度规章由经理颁布，办公室发放。 2.联络、通知类文书 进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等宜采用《联络单》形式体现、传递。 3.签（呈）、报告、报表类文书 A.下级呈报上级，下属部门呈报直接经理的述职报告，专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递； B.须定期呈报有 ·财务收支预算、资金计划表等； ·办公室的业务报表、财务报表等； ·下级主管对经理的述职报告、工作报告。 C.不定期呈报 ·专项工作报告； ·具体事项呈报核准。 4.会议记录类文书 A.各类会议由主持人指定人员做《会议记录》，经理主持召集的会议原则上由办公室负责《会议记录》； B.对会议决议涉及具体工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者形成《决议事项追踪表》，经主持人指定专人进行追踪、确认。经理主持会议的决议事项的追踪、确认，除非经理另行指定，原则上由办公室负责； C.对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的，由会议记录者形成《联络单》，经主持人签名确认后，发放相关单位人员； D.重要会议的《会议记录》，经主持人签名确认后，由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。 5.文件沟通途径说明 A.审批、发布 ·公司性制度由办公室组织制定，经相关权责主管审核，经理批准后，颁布、发放； ·各部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制定，经部门负责人审核，经理批准后，颁布、发放； ·报批前须送办公室会审，确认同公司相关制度无矛盾、抵触。 B.发放记录 ·对传阅的文件、文书，由发放部门确定传阅对象； ·对正式发放文件，由发放部门要求收件者在《文件发放回收登记表》上签收登记； C传递规定 ·文件传递采用专门的文件夹传递； ·收文者在接收来文后需在规定的时间内着手处理文件中的相关事宜； D文件存档由办公室负责，所有颁布、发放的文件必须存档一份。 三.会议沟通 1.会议类别 A.例行性会议；B.临时性会议。 2.会议管理 A.例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知； B.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员； C.会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意； D.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)； E.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议； F.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。 四.非正规场合、形式的沟通 1.由办公室设置经理信箱，并负责定期的收集、呈递经理； 2.除工作接触外，各部门负责人应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策，原则上： A.经理与部门负责人每个月应有一次交谈沟通； B.部门负责人与其下属每周应有一次交谈、沟通，同其他部门负责人每月应有一次交谈、沟通。