OA系统运行报告.pdf

OA办公系统运行报告 OA办公系统自2015年1月7 日开始试运行，试运行2周， 期间纸质材料传文和 OA 办公系统双平台运行。同时教育局分别 组织班子成员、机关各科室 OA 办公系统项目组成员、机关全体 人员、学校工作人员进行了学习培训，并及时收集、汇总使用过 程中出现的问题，第一时间反馈至工程人员进行调整、修改。1 月27 日，开始全面使用OA办公系统，除少数特殊文件（纸质会 议材料、秘密文件、急文件、学校固定资产请示等）继续使用纸 质文件外，其它大部分文件均使用OA办公系统处理。现将 3个 月来，OA办公系统运行情况汇报如下： 一、系统运行情况 OA 办公系统运行至今，总体较稳定，没有出现因系统运行 错误导致文件无法传达的现象。但出现过一次长时间（约 10小 时）登陆不上的问题，经电教站联系厂家后解决。另有几次出现 “读取服务器配臵信息错误，请检查服务器名字和网路”导致短 时间内登陆不上，经联系电教站后解决。 二、模板使用情况 1.模板情况。OA办公系统现有表单模板 30个，公文模板 9 个，使用频率较高的为文件处理流程、网上问政流程、请示报告 流程、请假流程以及公文模板的正便文处理流程。在使用过程中 发现了部分流程节点不正确、权限错误、表单无法编辑签名等问 题，经与致远公司工程师联系，不断地进行调整、修正，现各流 程已基本固定，已经能够满足日常办公需求。 2.使用情况 （1）截至目前，办公室文书处已处理文件约700余条，（其 中政务网文件415条、市教育局来文 103条、请示报告80条、 市长局长信箱 53条、公文 27条、其它 20 条），处理文件次数 2647次。按照平均每份文件5张纸计算，共计节省纸张约 3500 余张。 （2）部分学校对OA程序的使用不了解，上传的文件附件不 规范；部分机关工作人员对个别流程不熟悉，特别是在固定流程 操作过程中，有的工作人员加签，会造成文件处理延迟。（加签 适用于自由协同或者文件最后节点处理，如确实需要请使用知会 功能）；部分科室站负责人在处理需要办理的文件时，没有签名 留痕。 三、OA系统的使用意义 1.实现工作流程的自动化。OA 系统处理文件，解决班子成 员、各科室站协同工作问题，实现高效率的协作。大量流程化的 工作，例如各种审批、请示、汇报等，通过 OA 系统自动运行， 提高了工作效率。 2.随时随地办公。局领导和科室站负责人都有手机客户端， 可以随时随地处理文件，特别是长时间出差在外时，不影响分管 工作的日常处理。 3.文件处理更加灵活。与传统纸质传文相比，OA 系统处理 文件更加灵活。如同一份文件，可以多科室同时阅读、处理，领 导批示一目了然；有紧急文件，可以一并发至科室站负责人账号 中，可以提前处理文件；加签功能方便灵活，利于文件传达。 4.查找文件更加方便。文件标题、发起人、发起时间等多种 搜索方法便于快速寻找文件，并随时掌控文件处理节点，有效防 止文件丢失。 四、存在问题： 1.流程审批不及时。部分管理人员尚未养成及时登录 OA 系 统进行审批工作的习惯，造成有些工作的审批不及时。 2.模块功能未充分发掘。OA 系统使用时间较短，有些功能 模块还没有充分利用，如文化管理、单位空间、各科室站空间等。 3.公文流程签发和表单流程签发不一致，经联系致远公司工 程师，此问题他个人无法解决，需要上报总部备案处理。 4.亟需使用手机短信提醒功能。 5. 《教育系统OA办公系统使用制度》需进一步完善。 2015年4月10 日