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公 文 管 —、总则 1为了规范公司的文件管理工作，做好外来文件的收发、存档工作及公司各类文件拟定、 签发、归档工作，特制定本办法。 2公司文件包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成的具有管理效力和规范 体式的文书，是公司进行管理的重要工具。 二、收文 权限规定： (1)外来文件原则上由行政部统一签收，将该文件的原件交董办机要秘书存档，复印 件按所对口的系统交由以下责任人签收： 序 发文部 责任人 副责任人 1 市委、市政府、井开管委会 总裁或 副总裁 2 外贸局、农业局、林业局 总裁或 副总裁 3 人事局、发改委、科技局、工信委 行政副总 4 工信委(产品批准文号)、省农药管理局、相关行业协会 或学会、农业部药检所、环保局、安全局、技术监督局 生产副总 5 工商局、税务局 财务副总 6 公安局、检察院、法院以及涉及维权工作的政府执法部门 法务部 负责人 备 注 1、 发文部门的所有文件统一由责任人进行的签收和上报签核，并监督落实； 2、 如发现漏文、收文不签核、文件洛实不到位，责任人及承办人应承担相应责任。 (2)如外来文件是由对口系统直接签收的，须将原件交交董办机要秘书签收、存档; 外来文件的签核、督办和存档由董办机要秘书负责。 承办部门请按文件要求如期完成相关工作，并按机要类型，做好文件的备份工作; 处理结果须报系统分管领导。 2、收文流程:等, 2、收文流程: 等, 2文件签核时，经办部门须上交文件原件 3、操作表格: 收文登记及督办表 收文日期 发文单位 发文标题 文件签核 文件页数 经办部门 拟办意见 承办人 完成期限 重要说明： 机要类型：□办理文件存档 □办理文件不存档 公司领导 完成情况 监杳人： 归档文件 归档日期 机要秘书 、发文 1、 权限规定： 1） 公司发文统一由董办行政专员负责管理； 2） 经核准后，文件的盖章存档统一由行政专员负责； 3） 各经办或责任部门负责文件的拟定、复核、会签审批及下发落实 2、 发文流程： 由发文部门主办人员起草由行政部说明责已发文由拟稿咅经部门主管E门填: 管领导审核意交相关部门 讨论审核会 卜 签加盖公章 由发文部门主办人员起草由行政部说明责已发文由拟稿咅 经部门主管 E门填: 管领导审核意 交相关部门 讨论审核会 卜 签加盖公章 “文件标题” 见后，报系统分管领导复核 交部门经理 * 审核 由 写负责分文审批表》 或董办 *■ 中的 2） 需会签时，由拟稿部门负责沟通落实； 3） 需总裁签审时，由拟稿部门呈报审批； 交总裁或主管副总裁签发 交签发部复核后确定发文字 份数登 内记在介案;绍丁印初等等，并并拟稿部门校对后印制（校对） 4）审批后，由行政专员负责盖章下发。 3 、操作表格: 发文审批表 日 期 拟稿人 行文标题 文件类型 内容简介 部门主管  分管领导 行政经理 是否存档： 董事长 存档确认 存档时间 红头文件发文审批表 签发： 会签： 文件编号：［ ］第 号 生效日期： 报： 送： 发： 拟稿单位： 拟稿： 核稿： 打 印: 校对： 份数： 附件： 主题词： 标题： 简要内容： 四、存档销毁 1、权限规定： 1） 文件存档统一由董经办行政专员负责; 2） 文件类型： 类型 说明 系统分类 .行政系统、人力系统、生产系统、营销系统 文件等级 文件内容 一级文件 质量环境手册 文件分类 二级文件 :过程控制的程序文件 三级文件 a.部门工作手册作为各部门运行质量环境管理体系的常用实施 细则：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位 责任制和职务说明书等）；技术标准和文件（国家标准、行 业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等； b.其他质量环境管理文件：应针对特定产品、项目或合同编制 的质量计划及其他标准、规范等；文件的组成应适合于其特 有的活动方式。 四级文件 记录 3）文件的销毁由行政经理主持，相关部门参加，组成文件鉴定小组，半年度对文件资 料明细，提出存毁意见，报请总裁批准后，方可销毁。 4）销毁材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。 五、文件格式： 1:封面、目录、页眉、页脚，正文部分：目的、适用范围、术语和定义、管理要求、相关 文件、记录表格、附录标示。 1） 封面：主要针对正文内容较多，独立成册的文件。封面内容包括：企业名称、文件编号 文件名称、受控状态、分发号、发布和实施日期等。 2） 目录：文件编订成册后文件主要内容、章节的页码索引。 3） 页眉：页眉的内容包括：文件类型、文件名称、文件编号、版本及修改状态、页码，要 求用表格形式反映，且正文的每一页都应有相同形式的页眉。 4） 手册编号格式 TR/QEM — 01 |_ 1 手册的版本号 质量环境手册代号 5） 质