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会务标准化流程及参会人员排 位示意图 ———————————————————————————————— 作者： ———————————————————————————————— 日期: ? 会务工作标准化流程 一、会前准备工作 （一) 确定会议名称 １、会议性质（例会、安全生产会、理论学习会、现场会、 启动会、研讨会、座谈会、汇报会等） ； 2、会议内容； 3、会议范围。 ( 二) 拟定会议步骤 1、会议日程； 2、会议议程 ; ３、会议程序。 （三) 草拟会议通知 内容包括 : 会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地 点、会期等。 ( 四）下发会议通知 将会议通知传达到每名拟定与会人员， 确定每名与会人员是 否能如期参会 , 并及时反馈。同时 , 如接到上级会议通知 , 应以纸 质文字形式 , 注明会议时间、 地点、 着装及特殊要求 , 送至每位与 会领导手中。 ( 五) 准备会议材料 1、会议文件； ２、讲话发言材料； ３、会议主持词。 （六) 布置会场 1、打扫会场卫生，摆放桌椅 ; ２、会场电脑、投影仪、话筒、音响等设备调试； ３、水杯、矿泉水摆放 ; ４、名牌（台卡 ) 摆放； ５、材料摆放； ６、会议条幅 ; 7、座位图。 ( 七）会前检查 1、听取会议所有筹备人员的口头汇报； 2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布 置工作 ; 3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。 二、会中工作 ( 一) 签到工作 及时完成会议签到工作， 并确定未来人员是否请假， 与谁请 假 , 并督促人员尽快入座。 （二）主席台热水填补 每 20- ４０分钟对主席台水杯进行补水 , 如遇特殊情况 , 可根 据现场情况调整补水时间。 ( 三）会议记录 随身携带录音笔 , 及时记录领导发言。 （四）会议拍照 随身携带照相机、摄像机，及时拍摄记录会场情况。 ( 五）突发情况 面对会议中出现的分会场网络中断、 话筒失音、 音响失灵等 突发情况 , 与会务负责人员要及时救场 , 妥善处理。 三、会后工作 ( 一) 清理工作 1、回收领导名牌； 2、清理会议室卫生； ( 二) 录音整理工作 会议结束后 24 小时内 , 完成录音整理工作 , 如遇涉密录音 , 由专责人员整理。 ( 三）会议纪要 会议结束后 48 小时之内，完成会议纪要相关工作 , 及时发 放。 ( 四）会议宣传工作 会议结束后 48 小时之内，完成会议新闻稿件的刊登，及时 报道宣传会议的相关情况。 参会人员排位示意图 一、 大会议室的位置安排 座位摆放总原则，第三小点的排法只在座位无法移动时