公司行文流程及管理办法.docxVIP

PAGE PAGE 1 公司行文流程及管理办法 为规范公司各种文件的起草、 签发和管理流程， 做到政令畅通， 令行禁止,正确指导公司的各项工作 ,特制定本规定 . 一、行文管理主要内容：外部函、电、来文 ,本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。 1、内部发文管理 公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度 是公司在管理中的各项规定、 办法、措施等； 公务文书包括： 请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等； 公司下发的公文由行政部统筹管理， 各部门一律不得自行向上、 向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。 涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文 . 2、外部文件的管理 外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等 . 二、收、发文处理程序与要求 1、发文处理程序 ①、申请 一般事务性文件的发文 ,应事先向相关领导提出口头申请，经相关领导同意后拟稿。 公文及各种规章制度的发文，应事先向主管副总经理提出口头申请， 经主管副总经理同意后拟稿。 ②、拟稿 公司对外文件由行政部负责拟稿； 各部门间的往来文件由本部门负责人拟稿 ; 职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。 ③、拟稿要求 各类文书拟稿要求观点明确、 陈述清楚、 条理清晰， 标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各 项规定要明确具体、切实可行 .要做到观点明确，文字精练，条理清楚、 层次分明，篇幅力求简短 .人、地、物名、引文及时间要具体准确等 .文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。 ④、审核签发 文稿首先送行政部初审。 经行政部审查修改后的文稿， 送公司主管领导核稿。以公司名义对外文件由主管副总经理核稿； 公司各部门间的往来文件由部门负责人核稿； 公司各种一般事务性文件， 由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理会审 . 其次进行会签、 发送。文稿审核会签后， 按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，在副总经理、总经理署意见后，由总经理签发 ;公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文 件由总经理签发。 经相关领导审阅签发的文件 ,承办部门将发文原稿（含拟稿审核表） 送行政部存档 ,并由行政部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送行政部存档，并 由行政部负责打印、盖章、装订、登记后发布 .发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政部收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列 . 2、收文处理程序 收文一般为公司的外部来寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等。 公司外部来文， 有指名收件人的由行政部收发员负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文 ,统一由收发员处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 公司内部文件的收文 ,以部门为单位，指定专人负责收文工作。公司 内部文件收文处理程序 :登记、填写《部门收文阅办单》，部门负责人批示、传阅、归档。 凡是收到公司内部的单据 （包括： 发票、帐簿、凭证、报表、税票等) 收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示 ,由接收人签字接收后为办结。 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定， 不得将有密级的文件带回家、 宿舍和公共场所， 也不得将文件转借其他人阅看。 对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 经办人如未能如期按要求办妥交办事宜 ,应于处理期限届满前，请示相关领导同意后， 以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证 文件的及时传阅 . 公司外来文件和内部文件的收文编号， 由行政部收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。 三、关于收、发传真及快件的管理 1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。 2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。 3、公司发送、接收快件及挂号信一律在行政部登记，由行政部通知 收件人签收。 本办法自下发之日起实施。 发文管理流程 发文部门 发文部门 口头提出发文申请 相关领导批准 同意发文 发文部门 拟稿 形成拟稿审核表 行政部初审 相关领导审核 对外文件：主管副总经理核稿； 公司各部门往来文件：部门负责人核稿； 一般事务性文件：下发部门负责人核稿； 规章