档案管理细则（2022年-2023年）l.pdfVIP

档案资料管理实施细则 第一条 档案入库 1、凡属公司生产过程中形成的技术资料，均应移交档案管理室归档入库， 集中管理。 2、归档的技术资料档案，资料必须完整、用纸优良，图纸线条清晰，字迹 工整，数据准确，图式图例符合有关规范，标准的要求，图文相符。资料有各级 审签，装订整齐牢固。 3、将档案资料按顺序装订之后，装入档案袋。 4、清晰的在档案袋面编列档案目录、编号。 第二条 档案整理 1、接到测绘项目后按项目前一个字母加年度再加此项目的次数编案号并 建档案。 2、作业完成后，由经办人员整理要归档的资料，按顺序装订好，整齐装入 档案袋，并在封面清晰地定上档案目录。 3、质监人员审查完成后，放入验收记录，检查档案是否符合归档要求，确 定档案密级及保存时间。送档案管理室归档，档案管理员与技术人员交接应签字 记录。 4、档案管理员必须检查交来的档案，做好记录并输入电脑。档案放入档案 柜妥善保管。 5、定期作防尘、防潮、防霉、防虫处理，确保档案的安全。 6、档案管理员应做好借用、归还登记。并得用计算机进行管理，实现档案 管理现代化。 7、档案管理员与技术人员应定期审查，如短期保存档案，到期要按规定处 理 （销毁）。 第三条 档案分类由于公司业务较为广泛，可分项目类别归档。如放样、地 形测量、地籍测量、地理信息工程等 （引入计算机科学处理）。 第四条 档案编号 编号由项目的前一个字母加上年度再加所完成项目的次数，如： 2008年度接收的放样测量项目 FY2008-XXX 2008年度接收的地形测量项目 DX2008-XXX 2008年度接收的地籍测量项目 DJ2008-XXX 2008年度接收的地理信息项目 GIS2008-XXX 第五条 档案各项目录编制规定 各项目的目录编制一定要清晰、层次分明，按时间顺序摆放。各项目工程 档案袋面上注明该项目的目录及编号 （如FY2008-XXX），各项目技术资料归于分 类组。在各组资料盒上要清楚标明档案盒顺序号、盒内案件目录或案号 （如 放线、地形测量等）档案柜面注明该柜编号、档案盒类型及档案编号等。 第六条 电脑入档 资料库管理员在电脑里也需建立一个档案资料库，各文件亦按项目类别分 类。各档案编号、目录及案号都要列明在档案盒文件夹中。每个档案盒文件夹命 名项目类别 如放样、地形测量等 。注明借出、借用人、借用日期、归还日期 等。电子版档案资料库要与档案资料库的档案资料、借出、归还帐目应相同。档 案管理员负责加密。