QA4-01-02电子文件管理办法借鉴.pdfVIP

NINGBO YUMIN MACHINERY INDUSTRIAL CO.,LTD 程序书 文件编号 QA4-01-02 版 本 号 1.1 电子文件管理办法 实施日期 2010.6.20 页 次 1/4 修订状态 日 期 章 节 修订内容 修订后版本 制/ 修订人 核准人 批准 审核 编制 NINGBO YUMIN MACHINERY INDUSTRIAL CO.,LTD 程序书 文件编号 QA4-01-02 版 本 号 1.1 电子文件管理办法 实施日期 2010.6.20 页 次 2/ 4 1. 目的: 为了有效管理电子文件，使电子文件的归档、保管、更改、复制和发放等处于受控，特制定本 管理办法。 2. 范围 : 本办法适用于顾客提供的电子文件、公司内模具 / 检具 / 治具/ 产品塑模产生的电子文件、公司内 产品移交时的工艺电子文件、公司年度经营方针 / 目标/ 事业计划、公司质量体系文件的电子文 件和产生上述电子文件所用应用软件的管理。 3. 术语 : 3.1 电子文件：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等载体上， 并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 图像文件：由扫描或其它产生方式产生的二维点阵图文件。 3.3 图形文件：由 CAD系统生成的二维、三维图形文件。 3.4 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。 3.5 文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成 的公文、报表和软件说明等。 3.6 计算机程序：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应 用软件的程序。 4. 职责 : 4.1 管理部信息科负责按要求将电子文件载入磁带、 磁盘或光盘等介质 ( 以下简称载体 ) 上，并实 施电子文件的归档管理。 4.2 各相关部门负责相关电子文件的整理、编辑和归档。 5. 流程图 : 无。 6. 内容: 6.1 归档 6.1.1 顾客提供的电子文件由业务部责任人填写“ QR4-01-01 文件存档、分发审批表”交文控 室，并在电子文件载体上注明编号、文件名称和路径等标识。 NINGBO YUMIN MACHINERY INDUSTRIAL CO.,LTD 程序书 文件编号 QA4-01-02 版 本 号 1.1 电子文件管理办法 实施日期 2010.6.20 页 次 3/ 4 6.1.2 公司内电子文件归档由各相关部门责任人按本办法的 6.1.1 办理，各相关部门责任人和部 门经理应确保归档的电子文件和相应的文本文件一致。 6.1.3 公司内产生电子文件的应用软件由管理部信息科责任人按本办法的 6.1.1 办理。 6.1.4 电子文件编号由项目编码 (客户车型或部门代号 ) 、电子文件类别代号和电子文件载体序号 组成。表示形式为： □□□□□ □ □ 电子文件载体序号 (1~9) 电子文件类别代号 ( 见表 1) 项目编码 ( 客户车型或部门