大型活动项目的管理.docx

浅谈大型活动之组织与管理 （广州冰崖策划工作室 童涛 QQ:176784468 EM:xianghost@126.com) 跟着文化市场的进一步开放，以及营销、公关等市场手段的不停丰富，大型活动的举办日益活跃，但是在这些大型活动异样火爆的现象背后，好多活动的组织者和包办方却无时无刻不在忍耐着因为活动管理上的 不足而造成的超强的体力和脑力压力以及财务估算超支的经济损失。 自己因为个性和喜好使然，向来从事着各种种类活动的策划和组织之工作，所以也常感被这类落伍管理方 式连累的疲惫不堪。但是所谓吃一堑、长一智，教训需要总结、经验总在累积，自己欲把自己曾在活动的 组织和管理过程中的碰到的若干教训和经验取出来和大家交流，以求大家相互扶助，共同进步。 因为活动的种类众多，本文所阐述的活动种类主要包含各种大中型演出活动、公关活动、赛事、促销活 动、客户酬谢会（联谊会）、各种派对、时装公布会等参加人数在 200 人以上的活动。其余种类的活动在这里就不加详述，但大多都有相通之处，不过迥然不一样而已。 一 此刻大型活动的组织与管理中的典型问题 1、 劳动强度大：因为没有一个合理而科学的管理和履行规划，常常是事来临头才找人去做，所以在活动 时期内人员的体力和脑力严重超支，常常每日只好睡几个小时或许根本就没有睡眠时间。 2、 财务估算超支：因为没有对活动过程中的各种支出做出一个比较详尽而严实的估算，所以在活动的执 行时期常常会冒出好多估算以外的支出，使活动结果的结算时严重超支。 3、 活动过程杂乱：因为在活动履行先期的分工杂乱，缺少规范的管理，直接造成活动履行过程中的人员 分配、流程履行等环节的杂乱，严重影响了活动质量。 4、 管理观点落伍：此刻好多活动的组织、包办方的负责人有好多都认为，做活动原来就是一个繁琐的事情，活动过程就应当乱、就应当忙、就应当累，他们把活动履行过程中简单出现突发事件、事务众多、时间集中的特色看作一种忙、乱、累场面的必定原由。殊不知，科学管理的实行初衷和基本作用就是为了防 止和对付计划履行过程中的突发事件，尽量减少突发事件对计划履行的影响。我们今日提出提升活动管理 效率的目的，也正是科学地研究活动履行过程中的方方面面，以求提早规划，科学履行，尽量减少我们现 在所出现的不用要的人力、物力和财力的浪费，进而也最后提升活动的质量。 二 举办大型活动的有关程序和法律规定 （一） 活动策划阶段 从程序上说，大型活动策划和实行，要依据科学的管理步骤来履行： 第一，立项。 第二，进行检查和可行性研究。 第三，提炼主题，进行创意。 第四，方案论证。 因为对于活动策划其实不是本文的要点，所以在这里就不加详述了。 （二）办理审批手续 依据《中华人民共和国行政赞同法》第二十九条规定，公民、法人或许其余组织从事特定活动，依法需要 获得行政赞同的，应当向行政机关提出申请，待获得有关部门赞同后方可实行。 但我们一般常有的活动，主要需要报批的主要有文化厅（局）、公安、消防和环卫四个部门，其余的申报 行政机关也有可能出现，但往常时机比较少，主要以上边四个机关居多。详细状况以下： 1、需要向地方文化部门报批的方面。 需要向地方文化部门报批的主假如活动中的演出方面，因为大多活动都或多或少带有必定的表演内容，根 据《营业性演出管理条例实行细则》第三十条规定任何单位举办营业性演出活动，都应当拜托演出企业承 办，并依据规定办理审批手续。《营业性演出管理条例》第三十二条规定，占用公园、广场、街道、旅馆、饭馆、体育场（馆）或许其余非营业性演出场所举办营业性演出活动的，应当报经当地县级以上地方 人民政府文化行政部门、公安机关和其余有关部门赞同。 申请时应提交的文件有： 1） 演出申请书； 2） 与演出有关的各种演出合同文本； 3） 演出节目内容资料； 4） 营业性文艺表演集体的《演出证》。 《营业性演出管理条例》所称营业性演出包含以下方式： 1） 售票或许包场的； 2） 支付演出单位或许个人酬劳的； 3） 以演出为媒介进行广告宣传或许产品促销的； 4） 有资助或许捐助的； 5） 以其余经营方式组织演出的。 其余有关详尽规定请参阅《营业性演出管理条例》和《营业性演出管理条例实行细则》。 2、对于公安部 门的报批 为了保证各项活动的正常进行，保护社会治安次序和公共安全，保护公民、法人和其余组织的合法权益， 公民、法人或其余组织在举行活动从前一定报县级以上公安部门申请赞同。申请时提交一下文件： 1） 活动方案和说明； 2） 活动安全捍卫工作方案； 3） 场所管理者出具的赞同使用证明； 4） 申请人身份证明及无违纪犯法记录等； 5） 法律、法例和规章规定须经有关主管部门赞同的活动，应当同时提交有关赞同文件。此中活动安全捍卫工作方案主要包含： 1） 活动的时间、地址、人数、规模、内容