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外贸业务部定性及定位 外贸业务部定性及定位 外贸业务部定性及定位 外贸业务部的定性及定位 1) 工作前沿性 2) 桥梁作用 3) 形象作用 4) 工作要求 一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其他部门。第一，直接同客人的 接触使它素来处于工作的前沿， 部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的认识，工 作繁琐而又要求认真。 其次，从形象上讲， 外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象， 是公司文化的表现，由于他们主假好像外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作 风，都在表现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户 经过同外贸部门的沟通沟通间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是经过 外贸部门的工作推出去的， 同时客户的各种信息也是经过外贸部门的解析研究后转达给 公司内部其他部门的，故在这点上能够说外销部门是公司与客户之间的纽带。 基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵便办理事情， 做事认真负责，向来抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同样建议（有好有坏） ， 对于突发事件的发生，要能沉着办理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能 承受工作压力。 在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚 持依照规范的业务流程式操作，工作交织检查，这样可防备引起问题的发生，争取创立 一种爽朗，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其慎重的一面。 外贸部门有其特点，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其他部门为基础的。在工作 中要能同本公司其他部门进行有效的沟通。办理事情方面应就事论事， 以第一时间办理 事情为原则。 外贸业务部门的工作流程 1） 外面 2） 内部 3） 所需资料表格 4） 工作要求 大概讲，工作主要包括同外面的联系及内部的系统工作。同外面的联系主要包括， 同客户的有效沟通， 这是部门工作的中心及重心， 同报关公司的联系，同运输公司的联系，同库房的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同 外面的沟通面较广， 且工作都是经过一步一步的合理安排来达成的。各个环节之间要安排认真。工作不能够断层， 同内部的沟通主若是与其他部门的配合，包括，采买部，生产部，等其他部门， 从主要工作的特点来讲， 工作主若是在经过沟通沟通的方式来达成工作任务的转达，协助生产部，采买部等其他部门达成订单。认真表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转变为实质的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其他部门为基础，又起到组织其他部门的作用 业务部的工作主若是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用必然的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。 1） 样办单：（SAMPLE FORM）业务中有些客人要求看样办，及打样办。样办确认后做 货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配 件 供应商打样确认，以保证质量交货期。 样办在业务中有着不能忽视的重要性，如客有要求打样办时，要 填样办单， ，样办单经外贸主管或经理确认后， ，送生产部一份， 样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写必然要注明全部的客人要求细节。 样办要比客人要求多做一个，保留业务部，以便客人确认后照办做货。别的：订单落实后，如有条件（公司主张） ，每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货从前，依照订单要求打样确认。 确认样办无误后在通知供应商生产。 2． 报价单：（ QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格能够马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标明明产品全部细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员保留。 3． 形式发票：（ P/I ） ，这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求注明全部合同要件，包括：价格，数 量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛优等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。 4． 成本解析单， （COST ANALYSE FORM）。在报价时，业务员要 做本询价的成本解析。 （大概），在订单确认后要重新做成本解析，其中如利润低于部门 规订的百分比后要请部门主管或经理确认可否能够操作， 如在规定的利润范围内， 则业务员可马上操作。 这里要求公司部门要对利润百分比做一规定， 如在多少以上能够马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的赞成。现公司规定：部门操作时。利润 如低于 5% 刚要求征采经理的赞成。因客人要求不同样，数量不同样，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同样故有此要求。 5．生产加工单： （ASSEMBLLING FORM）。