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PAGE 1 - 文件管理程序 代码 版本 A 共 14 页 日期 编制 审核 批准 1、目的 为了对公司文件实现有效管理，确保使用单位得到和使用有效文件，特制定本管理程序。 2、适用范围 本管理程序适用于公司所有文件的管理，包括电子媒体形式文件及适用的外来文件的管理。 3、依据性法律法规及上级公司文件 无 4、职责 4.1经营管理部负责组织公司管理手册的编写、评审、修订、发布工作；负责组织公司程序文件的评审、修订、发布工作；负责汇总编制公司文件/记录清单； 4.2综合部负责公司红头文件的审核、发布；负责政府、上级公司来文的识别、传递、保存； 4.3各职能部门负责本专业范围内的程序文件的编写、评审、修订工作；负责本专业第三层次文件的编写、评审、修订；负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；负责建立本部门文件/记录清单。 4.4项目部(分公司)负责本单位第三层次文件的编写、评审、修订；负责本单位管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；负责建立本单位文件/记录清单。 5、工作程序 本管理程序包括的工作事项有：内部文件的管理、外来文件的管理。具体要求如下： 5.1内部文件的管理 5.1.1内部文件的分类 内部文件包括： a)公司管理手册。 b)公司程序文件。 c) 规章制度、规范、办法等长期使用的文件。 d) 记录表单。 e）计划、通知、方案等时效性文件。 5.1.2文件的编号 公司一体化管理体系文件代码、编号及其含义: a)管理手册：YCEC-M-版本号。 b)程序文件：YCEC-SP-程序文件序号-版本号。 c)公司公文：采用发文文号标识。 d)支持性文件（作业指导书）：YCEC-W-单位简称（编制单位名称拼音的前两个大写字母)-年号。 e)记录表单： JL/产生记录的文件编号-序号-年号，具体执行《记录管理程序》。 f)时效性文件：采用发文文号、文件名称及发文日期标识。 注：YCEC—公司， M—管理，SP—标准程序，W—作业指导书（包括：操作规程、规范、办法、方案、细则等），JL—记录表单。 5.1.3文件的编制与审批 5.1.3.1公司管理手册由经营管理部负责组织编制， 管理者代表审核， 总经理批准。 5.1.3.2公司程序文件由经营管理部指导各单位按归口职能编制，各单位负责人审核，公司分管领导批准后实施运行。经营管理部统一保存签批后的程序文件底稿；程序文件在审核过程中如需修改，由经营管理部根据各级领导的修改意见，组织相关部门人员对程序文件修改完善后再按照上述流程进行审批。 5.1.3.3行政公文形式下发的制度、规范、办法等文件由有关部室拟稿，部室负责人审核，如需多个单位共同办理，则由牵头单位拟稿后，有关单位负责人会稿，由综合办公室核稿，公司分管领导或主管领导签发。具体执行公司《公文公函及督查督办管理程序》。 5.1.3.4支持性文件（作业指导书）由单位自行编制，单位负责人审核，公司分管领导审批，必要时由总经理审批。 5.1.3.5时效性文件（如计划、通知、方案等)由各职能部室负责起草编制，单位负责人审核、公司分管领导审批。 5.1.3.6凡是注明日期的引用文件， 只有被引用的版本适用于管理体系文件。 不注日期的引用文件， 该引用文件的最新版本适用于公司管理体系文件（包括任何修订版本)。 5.1.4 文件的发放与接收 5.1.4.1公司管理手册和程序文件由经营管理部确定发放范围， 通过内网公布，或通过OA系统发放至各单位。各单位进行二次分发时，应建立文件发放/接收记录单。 5.1.4.2 行政公文形式下发的制度、规范、办法等文件由拟稿单位确定分发范围，综合部按照分发范围通过公司内网或OA系统分发。具体执行公司《公文公函及督查督办管理程序》。 5.1.4.3 支持性文件（作业指导书）由本单位确定发放范围，控制发放并建立文件发放/接收记录单。 5.1.5文件的评审 5.1.5.1文件归口管理部门每年至少组织一次对文件的充分性和适宜性进行评审，并根据评审结果填写〈文件评审表〉。 5.1.5.2当出现下列情况之一时，应及时对文件进行评审，必要时进行修订： a)法律法规、管理标准换版或发生重大变化。 b)上级公司或其它相关方要求发生变化。 c)管理机构及职责发生变动时。 d)体系审核和管理评审提出改进要求。 e)作为文件制定依据的外来文件发生变化等。 5.1.6文件的更改 5.1.6.1文件更改时，发放部门填写文件更改/废止申请单，经原审批部门或人员审批后，按原文件发放途径下发文件更改通知单。 5.1.6.2文件由文件持有单位指定人员更改。若指定其他部门或人员进行更改审批时，必须获得原审批部门所依据的背景资料。 5.1.6.3 文件更改的方法 a)划改：更改内容较少时，采用划改方法。即在