房地产评估公司档案管理制度.docxVIP

房地产评估公司档案管理制度 为维护本公司利益和各方当事人的合法利益 , 规范估价操作行为 , 及时做好 估价资料整理归档 , 方便内部和外部审核 , 并且防范风险或解决有关估价争议 , 根 据《房地产估价规范》和国家、省、市的相关规定 , 结合本公司实际 , 制订如下评 估报告档案管理制度。 一、估价项目档案管理的主要工作原则 在加强房地产估价资料归档管理中 , 遵循下述工作原则： 1、及时性原则 估价人员在出具估价报告后的 3 天内 , 及时将一切必要的资料整理归档 , 避免出 错或丢失资料。 2、真实性原则 估价项目档案具有依据凭证作用 , 必须强调归档资料的原始、合法和真实性。 3、完整性原则 估价项目档案应涵盖全部估价活动 , 具有较好的完整性 , 以确保对整个估价活动 过程的可追溯性。 4、可操作性原则 估价项目资料应便于整理归档 , 切忌过于繁琐和盲目求全； 应便于查找保管 , 并满 足保密的要求；应便于开发利用。 二、估价资料管理措施 1、评估报告的台帐建立 要建立格式和内容一致的估价报告微机登记台帐和书面登记台帐 , 摘录各份估价 报告的项目名称、委托人、评估项目、项目规模、估价时点、估价结果等事项 , 其栏目要与房地产估价机构信用档案中的 价项目基本情况 ”内容保持一致 , 以 1 / 5 减少上报信用档案的工作量。估价报告的台帐建立 , 应自接受委托时开始逐项登 记。 2、明确归档估价资料的内容 估价报告的归档备案 估价报告交付后 , 应及时归档备案 , 并采用微机存档和书面存档两种方式。 1) 微机存档的估价报告 , 应包括以下内容： a) 《房地产估价结果报告》； b) 《房地产估价技术报告》； c) 现场勘察数码照片。 2) 书面存档的估价报告 , 下列资料必须完善： a) 《房地产估价委托书》； b) 《房地产估价报告》（必须附有技术报告）： c) 《房地产估价现场勘察表》； d) 《房地产估价收费通知单》存根联； e) 房地产估价《业务流程单》； f) 委托人提供的相关权证资料等附件。 有保存价值的一切必要资料都应整理归档。将应归档资料分为下述四类 ,并 在档案目录中明示： (1)估价报告类： 包括估价结果报告和估价技术报告 , 含必要的附件资料。 (2)工作流程类： 包括估价项目受理审定表、委托协议书、估价项目安排表、估价工作计划书、估 价报告三级审核及重大估价问题讨论记录表、估价报告流转签发及修改记录表、 委托方签收及评价意见表、评估工作小结。 2 / 5 (3)备查资料类： 现场查勘记录、 估价调查资料及其他估价有关参考资料、 委托方提供的资料 清单、未列入估价报告附件的委托方提供资料。 (4)档案管理类：立档审查表和估价报告电子文档查找编目。 3、归档的时间要求 估价人员在出具估价报告后两周内 , 应按有关要求将该项目一切必要的资料 整理归档。 部门经理在每个月的月底 , 应对估价人员已出具估价报告的项目资料整理归 档情况进行督促检查。 估价人员整理好有关资料、准备归档时 , 项目负责人、部门经理和档案管理 人员 , 应按立档审查要求 (含归档资料种类、数量及其内容质量等方面的要求 ) , 对 拟归档资料认真进行审查 , 如确认符合要求 , 方可在填妥立档审查表后 , 准予立档 入库。 4、档案室的硬件和软件建设 在硬件建设方面 , 主要抓下列事项： (1) 设专门的档案室 ( 有专人管理 , 有严格的档案入库审查和借阅制度 )。档案 室内严禁吸烟 , 坚持以防为主、防治结合方针 , 切实做好档案“十防”（即防盗、 防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作 , 确保 档案完整安全。保持一定的室温和适当通风。 (2) 纸质档案的保管 , 采用目前档案管理系统较先进的手动密集架 , 以便最充 分地利用档案室的有限空间 , 存放尽可能多的档案资料。 3 / 5 (3) 书面归档资料应选用较好的纸张。所有签字不准用园珠笔。归档纸质资 料的装订 , 首先是用打洞机打洞 , 然后用我公司特地定做的带蛇形金属软条 (可穿 过纸孔 ) 的硬面档案夹 , 很方便地装订成册。 这样装订的档案可在密集架上整齐地 摆放。 (4)