MicrosoftWord制表技巧与灵活应用王俊玲(华北油田采油...pdfVIP

Microsoft Word 制表技巧与灵活应用 王俊玲 （华北油田采油三厂设计室，河北 河间市 062450 ） 摘要： 介绍了 Word 中文字转换成表格、自动套用格式、标题行重复、自动调整表 格等工具的使用方法，与表格有关的鼠标操作，以及用 Word 制表功能进行排版处理和 编辑简单公式的方法。 关键词：表格；菜单；工具；键盘录入 中图分类号： TP391.12 Microsoft Word 是应用十分广泛的文字处理软件。用 Word 绘制表格虽然很容易掌 握，但对于比较复杂的表格，特别是一些具有特殊要求的表格，却不是一件很容易的事 情。因此，许多 Word 使用者对绘制表格深感无可奈何。另外，还经常遇到一些特殊要 求的版面编排工作，处理起来费时费力，也是十分令人头疼的事情。 Word 制表功能包括许多工具， 除[表格与边框 ] 工具栏或 [表格菜单 ] 中的常见部分外， 还有一些很实用的工具则被布置在 [ 快捷菜单 ] 或鼠标操作中，往往被忽略，这是许多 Word 使用者制表效率低下的原因之一。下面介绍几点经验，与各位同好共享。 1 利用文字转换成表格工具提高键盘录入效率 为保证顺畅流利的键盘录入过程不被频繁中断， 遇到表格时，可以先录入表格内容， 直到键盘录入工作告一段落后，再返回表格处，利用 [文字转换成表格 ]工具进行初步制 表工作。录入表格内容时，单元格之间以使用频率低的特殊字符分隔，每行完成之后按 回车键结束。把表格内容转换成表格前，先选择同一张表格中的全部内容，然后在 [表 格菜单 ] 中点击 [文字转换成表格 ] 工具，在对话框的其它字符输入框中键入录入时所使用 的分隔字符，再点击 [确定 ] 即可。这样做还有两个便利之处，一是绘制表格时不必关心 表格的行列数，由转换工具自动完成；二是能大量减少单元格的拆分操作，而主要进行 相对简捷的单元格合并操作，从而简化表格修饰加工过程。 在默认情况下， [ 文字转换成表格 ]工具位于 [表格菜单 ] 中，为了提高工作效率，可 以利用 [ 工具栏自定义 ] 工具，把该工具拖放到 [表格与边框工具栏 ] 中作按钮使用。方法 是鼠标指向菜单条或工具栏，点击右键调出 [ 快捷菜单 ] ，点击 [ 自定义]工具；或者在 [工 具菜单 ] 中点击 [ 自定义]工具；在 XP 版的 Word 中，每个工具栏最右边有一个 [工具栏选 项] 下拉菜单， 也可以调用 [工具栏自定义 ] 工具。当工具栏自定义对话框出现后， 点击 [表 格菜单 ] 在转换组件中选中 [ 文字转换成表格 ]工具，按住 Ctrl 键拖放到 [表格与边框工具 1 栏] 的适当位置释放即可。 注意事项： ①键盘录入表格内容时，分隔符必须选用表格内容中没有的字符，否则 会在转换时生成多余的表格列。默认分隔符是制表符，受制表位的影响，同行单元格内 容之间距离长短不一，经常会发生自动换行现象，直观性较差。 “|”字符（位于键盘字 符区的右上角）使用频率极低，很适合这一目的，形成习惯后，可以直接用作分隔符。 ②键盘录入表格内容时， 每行的每一个单元格之前和最后一个单元格之后不要使用分隔 符，否则会增加多余的表格列。 ③为了尽量保证表格的每行内容被录写在同一行中，直 观方便地进行转换和表格修饰处理，录入表格内容之前宜按 {Ctrl+Q} 快捷键删除从上一 段继承下来的段落格式，并按 {Ctrl+Shift+ } 快捷键减小