合同执行与存档管理制度.pdfVIP

合同执行与存档管理制度 1 背景 本制度主要参考公司《合同管理制度》制订。 本制度阐述了公司履行各类经济合同并进行合同档案管理的程 序以及此过程中各分、子公司和总部相关职能部门的职责，旨在确保 合同的履行合法合规，及时发现合同履行过程中 的风险，以便采取 合理的应对措施，切实维护公司合法权益，保障公司资金资产安全; 同时，通过规范的合同档案管理，确保公司的经济活动有据可查，为 决策提供参考依据。 本制度适用于集团集团有限公司**分公司。 2 术语 无 3 上接制度 合同签署管理制度 4 制度描述 4.1合同执行管理 4.1.1执行准备 合同签订后，业务经办人负责通知相关部门按照合同约定协调分 工、进行准备，做好执行合同的计划以及相应的人员、资金和物资安 排。 4.1.2执行 由各部门业务经办人对合同执行情况 (包括收款和付款时间)进 行跟踪和记录，登记《合同执行情况表》（BGC-B05-BD-12.3-D1）。C1/Rl 4.1.3执行反馈 业务经办人及时向所在的部门负责人报告合同执行情况。分、子 公司重大合同的执行情况，业务经办人应同时将合同执行情况上报给 公司行业管理部门。 4.1.4纠纷处理 合同执行过程中发生纠纷时，由业务经办人及时向所在的部门负 责人报告，由部门负责人组织相关职能部门会商解决方案，并与对方 进行沟通。经双方协商，一致同意对合同主要条款进行修改的，由业 务经办人参照BGC-B05-BD-12.3 合同签署管理制度签订书面协议;无 法达成一致的，按照合同约定的仲裁或诉讼途径解决纠纷。 (转 BGC-B05-BD-12.5法律纠纷解决管理制度C2/R2 4.2合同存档管理 4.2.1合同签收 合同签订后，业务经办人及时将合同原件、《合同审批表》、法定 代表人授权委托书等文件转交本部门合同管理员归档保存,登记《合 同台账》（BGC-B05-BD-12.4-D2)。 因执行合同产生的变更协议、票据等相关资料，由业务经办人及 时转交合同管理员。合同管理员收到合同及其相关资料后，审核合同 文件的完整性，并做好签收记录。C3/R3 4.2.2合同编号 合同管理员收到合同后，对合同进行编号。与合同有关的重要资 料，作为合同的附件与合同一起保存，不另行编号。 对于金额确定的合同，由合同管理员在合同正本上贴足印花税票 并划销;金额不确定的合同，由合同管理员在合同正本上先按5元贴 足印花税票并划销，待合同结算时，再按实际金额计算补贴印花税票 并划销。合同承办部门将签署的合同送财务部;由财务部税务会计计 算需要缴纳印花税额，经财务部部长和总经理审批后，由出纳通过网 银办理。C4/R4 4.2.3登记合同台账 合同管理员负责登记《合同管理台账》(BGC-B05-BD-12.4-D2), 包括合同编号、名称、主要内容、合同对方名称、金额、签订8期等。 同时建立纸质与电子双重台账。 合同发生变更后，合同管理员及时根据相关的书面协议更新《合 同管理台账》。 4.2.4合同传递 合同管理员根据公司相关制度要求将合同原件或复印件传递给 公司财务部。分、子公司的重大合同由合同管理员将合同复印件传递 给公司行业管理部门的合同管理员。 公司行业管理部门的合同管理员参照“4.2.3登记合同台账”登 记和管理《合同管理台账》。 4.2.5合同借阅或调用 需要借阅或调用已归档保存的合同档案时，由借阅人填写《合同 借阅/调用审批单》(BGC-B05-BD-12.4-D3)，经借阅人所在部门负责 人和合同管理部门负责人审批后，交合同管理员凭以借阅或调用合 同。C5/R5 合 同管 理 员 负 责 建 立 《合 同借 阅/ 调 用 登记 表 》 (BGC-B05-BD-12.4-D4)，记录合同借阅或调用情况，借阅或调用合同 的借阅人在《合同借阅/调用登记表》上签字确认后方可借阅或调用 合同档案。C6/R6 4.2.6合同档案移交 每年年末，各部门在将合同等资料移交到办公室时，应编制资料 清单，经部门负责人审核签字确认后，将资料移交至办公室档案室。