会务组工作方案(一).docxVIP

第 第 PAGE #页共10页 会务组工作方案（1） 会务组分工及工作方案 一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要任 务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪 念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座 谈会期间各项活动的后勤保障工作。 二、人员安排 负责人：刘芳 三、会务准备 （一）场景布置（协助广告公司）： （1） 40周年华诞展及各专科展牌；（2）彩虹门、气球、 横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等；（3）音响的 调配；（4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）； （5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站 挂牌仪式的相关准备工作；（6） “千人宣言”仪式的准备工作； （7）颁奖证书的准备；（8）院庆工作牌的统一制作。 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分ABCD区，方 3. 摆放主席台；4. 准备嘉宾名牌；5. 准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗；6. 摆放矿泉水；7. 准备会议资料及礼品装袋；8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；9. 会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工 作）。 ▲资料袋内物品： （1）产品介绍 （2）座谈会专题片DVD （3）座谈会活动手册 （4）纪念品 （二）嘉宾接待 刘芳姜芳榕 1. 庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席；2. 迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义 X） ; 3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小 姐及义工）；4. 所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐；5. 第 第 PAGE #页共10页 第 第3页共10页 庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。 （三）嘉宾签到刘芳 1.负责嘉宾签到（准备嘉宾签名 册或签名 卷轴）；2. 及时核对到会嘉宾（准备一份参加庆典嘉宾）；3.准备文房四宝 若干，以便有需要的嘉宾题字；4.负责会议资料及礼品的发放及 保管工作。 （注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资 料袋，只在会场摆放议程单张。） （四）应急工作刘芳 1. 负责因天气等原因主会场转移工作；2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作；3. 突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组）；4. 现场保健医生及常用药品的准备；5. 由附院员工组成观众预备队伍，约100人，在现场观众过少 时到场就坐，避免冷场。 四、时间安排及分工 根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别 负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作，礼品设计、制 作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工 如下表： 时间 工作任务 负责人 工作小组 11月1 确认住宿事宜 刘芳 保障小组 11月5日 礼品初步设计 刘芳 礼品小组 11月6日 会场确认 刘芳 保障小组 交通用车检修 刘芳 保障小组 11月9日 礼品制作 刘芳 礼品小组 会场环境、交通、医疗、食宿再检查 刘芳 保障小组 11月10日 会场布置 刘芳 会务组全体 礼品、会议材料分装、检查 刘芳 会务组全体 接待人员具体工作安排 刘芳 会务组全体 1 接待座谈会邀请与会人员 刘芳 会务组全体 会场、论坛会场最后布置检查 刘芳 会务组全体 会议礼品、材料到位 刘芳 会务组全体 1.参加宴会人员引导（如果需要） 刘芳、姜芳榕 保障、接待 1 庆典会议服务 刘芳 会务组全体 座谈会邀请与会人员吃住行服务 刘芳 会务组全体 10月 座谈会邀请与会人员离会服务 刘芳 会务组全体 会场后续工作 刘芳 保障小组 与会人员礼品发放 刘芳 礼品小组 注：把握细节规范办会 会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直 接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于 对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座 位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐 全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和 效果带来影响，所以要搞好 办会工作，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心 观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来 说，要从细节上做到“三个到位”。 一、从细节上做到会前准备到位 组织一次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分， 才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成 的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑 到的细节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个 细节，注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节，完善会前 准备工作，提高工作效率，减少工作中的失误和差错，特别是召 开紧急的大型会议等，尽管时间要求急，但磨刀不误砍柴工，制 订了方案，就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面，避免出现差