商业银行总行会议室管理实施细则.docxVIP

XXX银行总行会议室管理实施细则 X版版次： GY-01-MR-AM-026-P 20XX-YY-ZZ PAGE 4 PAGE 5 PAGE 1 目 录 TOC \o 1-2 \h \z \u 第一章 总则 1 第二章 管理原则 1 第三章 职责与分工 3 第四章 会议室设备故障处理 5 第五章 附 则 5  第一章 总则 为规范XXX银行（以下简称本行）总行会议室管理，合理高效使用资源，明确归口管理部门和使用部门的职责，加强会议室设备配置、管理及维护，提高会议服务质量，根据《XXX银行办公大楼综合管理办法》的相关要求，制订本实施细则。 本实施细则的主要内容包括本行总行机关的会议室的分类布局、管理部门与职责和使用规定等。 本实施细则适用于本行总部机关会议室的管理工作，各分支行、总行营业部，各村镇银行的会议室管理可参照本规定，结合自身实际制定相应的管理办法。 本细则相关的名词解释如下： （一） 公共会议室：办公大楼内的公共会议室，由总行办公室统一管理。 （二） 楼层会议室:位于各部门所处楼层内的会议室，划归各楼层部室管理。 （三） 培训学院会议室:XXX银行学院专用会议室，划归学院管理。 第二章 管理原则 本行总部机关会议室的使用遵守“授权预定、统筹调配、经济节约”的原则。 （一） 授权预定原则 1. 会议室的使用均需通过使用部门，在本行会议室管理系统中预定后使用。 2. 会议室系统预订授权详见附件一。 （二） 统筹高效原则 1. 为提高会议室使用效率，原则上不得循环预订会议室。 2. 各需求部门预订会议室应按适用原则预订，避免浪费大会议资源和设备资源。 3. 各需求部门预订会议室后，如有特殊情况不用或提前完会，应及时在系统中撤销或修改预订，避免“订而不用”的情况发生。 4. 遇到会议冲突时，由需求使用部门自行协商解决。 （三） 经济节约原则 1. 会议室的硬件配置、标识等应符合本行品牌标识要求，经济适用。 2. 根据会议室的功能定位适当配置会议服务，在满足会议使用的前提下有效降低成本，避免过度服务。 3. 本行召开重大会议、接待重要客户时使用公共会议室，由总行办公室协调提供会议期间的茶水服务；楼层会议室主要用于楼层内部室调配使用，倡导自助服务，厉行节约，原则上不安排专门的服务人员，不提供茶水服务。 第三章 职责与分工 总行办公室部的主要职责如下： （一） 负责本行总部办公大楼会议室资源调配，并对会议室管理工作进行监督，不定期检查会议室服务情况，对会议室服务满意度调查进行指导，对整体运作进行考核。 （二） 负责保管会议室备用钥匙。特殊情况下，在休息日需使用公共会议室时，可以根据会议需求将公共会议室备用钥匙交给会议室使用部门暂时保管，借出会议室钥匙时，需作登记，并由借出人和使用人签字。使用人需于下一个工作日上班时及时归还所借用会议室钥匙，由接收人员确认会议室设备完好，并作登记。 （三） 负责督查会议主办部门落实会议保密要求。 信息技术部职责： （一） 负责规划和审批会议室视频、影音及会议相关IT设备设施的采购和配置，监督、检查和考核各类会议室设备相关技术服务工作质量。 （二） 负责本行总部办公大楼会议室视频、影音及会议相关IT设备的日常维护并提供相应技术支持。 （三） 负责对本行总行领导班子出席的视频会议通过提前检查、现场支持等方式加强保障，做好现场技术支持服务。 （四） 针对本行总部会议室视频、影音及会议相关IT设备设施，制定专项运维保障措施，确保会议设备保持良好可用状态。 会议主办部门职责 （一） 各部门在使用会议室前应在会议室预定管理系统中预定会议室，如召开视频会议，需提前预留好调试准备时间。如会议取消或提前完会，应及时在会议室管理系统中取消预定，并通知相关会议室服务人员。 （二） 如需召开涉密会议，需完成保密会议审批并安排专人提前进行会场检查。 （三） 向会议服务人员清楚、准确、全面地提出会议需求和保密要求，并主动跟踪落实。 （四） 遇到问题及时与总行办公室联系，不随便移动或调试会议室设备。 （五） 会议结束后，及时回收和删除会议材料，包括所有纸质材料和电子材料。 （六） 如需保密屏蔽设备的，应至少提前一天通知总行办公室协助准备，点心、水果等由使用部门自行准备。 （七） 会后填写会议服务征求意见表。 （八） 视频会议的准备和保障： 1. 主办部门是会议准备的第一责任单位，须牵头做好各项会前准备工作，包括安排专人与信息技术部做好对接。 2. 重大会议须提前收集视频点信息并至少提前一个工作日通知信息技术部，并在调试期间到现场确认视频效果，并提前组织会议流程预演。 3. 在主会场摆放桌签，并检查各会场本行的标识牌是否合适，各分会场是否摆放了主要参会人员的桌签等。 4. 会议主办