行政管理基础知识-1-访客接待.docVIP

行政管理基础知识 -1- 访客接待 行政管理基础知识 -01 访客接待 访客接待是公司工作的一项重要内容。其中，访客到公司看到的一个人是前台 工作人员，因此前台接待到访来宾的礼节，可以展示一个企业的形象，可以最 直接、最快的给来宾留下深刻印象，因此，必须重视并做好前台访客接待工作。 以下将以案例说明前台访客接待的一般流程和注意事项。 （一）企业参观人员（五人以下）接待 一、 参观前（准备工作） ： 1. 制作欢迎牌 前台在接收到参观人员的信息后，要制作欢迎牌，最好能在欢迎牌中写明 参观人员的公司、姓名、职位。比如： 欢迎牌 XX公司 XXX 部长 XXX 科长 X X 主管 欢迎莅临参观！ 2. 布置会议室和接待大厅 1 ） 准备水和饮料 要为每个参观者和本公司的陪同参观者在会议室中准备好水和饮料。 先问清楚是需要茶水还是矿泉水和饮料。 如果需要沏茶， 那么要提前烧 好热水，摆好茶具。 2）保 2） 将会议室和大厅里的空调或其他温度调节设备打开，做到温度 适宜。另外要保证通风良好。 3）调试好多媒体设备。 如果需要播放公司的宣传片， 那么应该提前调试多媒体设备， 使设备保 持正常工作状态，宣传资料可以设置为循环播放；保证麦克风正常。 4 ） 确保宣传材料处于正常开放状态 摆放好公司的获奖证书、 奖杯等物品； 如有宣传橱窗， 也要打开橱窗里 的灯；把公司的宣传手册、杂志等摆放到显眼方便拿取的位置。 3. 准备访客胸牌 知发放访客胸牌的原因主要有两个，一是出于企业安全的考虑，二是便于 识别访客，对访客进行更好的接待和照顾。所以知道来访客人数量及参观 范围后，前台应该提前准备好访客牌，等访客来的时候要主动递给访客， 并请陪同参观人员做好登记。 此时应该分清楚访客要参观的地区，是办公区还是操作区，发放相应的访 客牌。 二、 参观时： 1. 一般公司会有陪同人员提前等待访客的到来。看到访客到来时，前台 应立即起身，微笑打招呼，递给参观者访客牌。 2. 如果陪同人员还未出来，那么应该先请客人入座休息，问清客人需要 喝水还是其他饮料，满足客人要求。然后马上给陪同人员打电话。 3. 在等待公司陪同人员期间，可以把公司的宣传材料拿给来访人员。 4. 如果陪同人员过了一段时间还没出来，要打电话催促一下。 三、 参观后： 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。