会议的组织程序会前的准备工作.pdf

会前的准备工作 （一）制定会议方案 制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体 性规划。制定会议方案的工作，通常由承担会议前期准备工作的部门办理。会议方案属会议 工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、 会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。制 定会议方案应遵循如下两个原则：（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、 会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应；（2） 节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事， 杜绝各种铺张浪费。 （二）会议经费预算 会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。 在会议活动当中，会议经费预算是会议主办者获得所需的经费和会议财务管理工作的一个重 要程序。会议经费预算应根据会议的规模、方式、会期和特定的标准列出有关专项费用和总 费用的数额（如会议活动带有赢利的性质，还应按照有关的规定，列出预计的各项收入和总 收入的情况）。在做出会议经费预算时，对会议所需支出的各项费用，通常按以下几个专项 开列与计算，这就是：文件印刷费、交通费、公杂费、住宿费、伙食补助费、医疗费、专项 活动费和无收入者与会费用等。会议经费预算做出后，应上报上级领导和财务主管部门。编 制会议经费预算是会议组织（筹备）当中的一项重要工作，在这项工作中应特别注意以下两 点：第一，要严格遵守财务制度，不能以任何借口或名义，将一些超出会议活动范围以外的， 违反财务制度的费用（或收入）列入会议预算之中；第二，如实列报，即使是属于会议的合 理支出（或收费）项目，也应从严掌握，精打细算。 （三）会议报批 会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。在实际生活当 中，任何一个部门凡计划召开一个会议，当这个会议达到一定规模时（人数、会期、费用等）， 就要按照规定，向上级领导机关做出请示，只有在上级机关批准之后，会议活动才可按计划 举行。凡需履行报批手续的会议，要在文书请示中写明计划召开会议的理由、目的、任务、 会议方式、参加人数、会期、会议地点和所需费用等情况。除此之外，如还有需向上级机关 说明和需要有关部门给予特别关照的情况，也应在请示中一一写明，以便于在获得上级机关 批准后开展工作。 （四）组建会议机构 在实际工作当中，有两种形式的会议工作机构，即会议常设工作机构和会议临时工作机 构。会议常设工作机构是为安排领导机关日常的会议所设置的工作机构，如在一些办公机构 内部设立的会务处、会务组一类的部门。会议常设工作机构的职责就是为领导同志安排、承 办一些日常的办公会议、例行会议和小型会议。如遇主办或承办的较大型会议，也多由这些 常设机构的人员作为骨干，组成会议的临时工作机构。会议临时工作机构是为筹备和组织特 定会议而临时组建的工作机构，常见的“××大会组织委员会”、“××会议筹备组”、“× ×会议秘书处”等就是这种临时的会议工作机构。 根据会议的方式和规模不同，会议临时工作机构的组建常有三种不同的形式。 1、会议三级工作机构。 会议三级工作机构是大型会议的筹备和工作机构类型。内部是由三个级别的机构所组成 的，这就是：大会组织委员会──大会组织委员会办公室──各职能处（组）。大会组织委 员会是大会组织工作的最高权力机构，有权决定大会组织工作当中的一切重大事宜；组委会 办公室是组委会的办事机构，负责对组委会决定事项的办理，作为中介机构，将会议组织工 作的有关事宜分解到各个职能处（组），并对各职能处（组）的工作情况进行必要的协调； 各职能处 （组）的工作则是按照分工和组委会办公室的布置，具体从事对大会的各种事务性 工作的办理。在这种三级工作机构中，组织委员会的负责人即是大会负责人，办公室负责人 即是组委会组成人员，各职能处（组）的负责人也应是组委会办公室组成人员。 2、会议二级工作机构。 会议二级工作机构是中型会议的筹备的组织机构类型。内部是由二级工作机构所组成， 即会议秘书处──各职能组，如秘书组、宣传组、保卫组、会务组（后勤组）等。 3、会议一级工作机构。 会议一级工作机构是小型会议的工作机构类型。这种形式的会议工作机构一般只有秘书 组这样一级办事机构，由于会议的规模比较小，工作量少，通常由会议领导指定有关人员负 责，再根据会议组织工作的内容配备适当人员。然