宁乡市城建档案数字化操作流程20210320lr.docxVIP

— PAGE 10 —— 宁乡市建设工程文件整理及数字化流程 为了推进我市城建档案数字化工作，规范建设工程文件整理及数字化方式，根据《建设工程文件归档规范GB/T50328－2014》（2019版）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）等有关规范和标准，结合我市实际，制定本工作流程。 按照《建设工程文件归档规范GB/T50328－2014》（2019版），每个建设工程项目应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。我市未在工程建设过程中编制电子档案的，可以采用扫描方式形成档案的数字化副本，其数字化副本随纸质档案一并移交市城建档案馆。  一、准备工作 建设单位在对工程竣工文件进行整理和数字化之前，应确保已按（湘建[2020]97号）建设工程城建档案验收相关事项的通知中《房屋建筑工程归档文件目录》和《市政基础设施工程归档文件目录》所列条目收集了一套真实、完整的工程竣工资料。建设工程文件整理及数字化所需工具如下： ①所需硬件设备：电脑、文件扫描仪、图纸扫描仪、A4打印机、A4打印纸、案卷盒。 ②所需软件工具：建设工程电子文件整理及著录系统单机版（宁乡版），档案盒背脊、档案盒封面、案卷封面、卷内目录、备考表等，软件工具可从系统供应商处购买。 注：按照宁乡市城建档案馆发布的建筑工程、市政工程、管线工程、交通水利工程及声像档案范围归档并数字化扫描，非宁乡市城建档案馆档案归档范围的档案由建设单位、施工单位按《GT50328-2014》（2019版）规范自行归档并自行决定是否数字化归档。  二、整理分卷 1、排序与整理 所有工程文件按（湘建[2020]97号）建设工程城建档案验收相关事项的通知中《房屋建筑工程归档文件目录》和《市政基础设施工程归档文件目录》内容排序，并进行修裱、托裱、平整、去钉等整理工作。 应剔除文件上原有的金属物；但已经印刷成册的工程文件宜保持原状；对破损文件予以修裱；幅面过小的文件如产品合格证等应以A4纸进行托裱；幅面过大（大于A4）的文件按图纸式样折叠；图纸按照国家规范要求折叠为A4幅面规格，不打孔不装订，按照图号顺序排列。 2、分卷与编页码 文件材料按260页左右分卷为宜，图纸按10-20张分卷为宜。 用打码机编页码。卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 漏码采用加码方式处理，如55页后漏了3页55+1,55+2，55+3，并在备注栏注明。 成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 档案盒背脊标注：项目工程顺序号（如1、2、3...）和工程档号（如：I-2021-1-1-20）。  三、著录扫描 1、工程信息著录 打开工程信息著录表单，项目名称、项目地址、建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、勘察单位、规划许可证号、施工许可证号、开工日期、竣工日期。 2、单位工程信息著录 打开单位工程信息著录表单，单位工程名称、档案分类、档案属类、建设单位项目负责人、设计单位项目负责人、项目总监理工程师、勘察单位项目负责人、施工单位项目负责人。 3、案卷信息著录 打开案卷信息著录表单，案卷题名、编制单位、立卷时间、立卷人、保管期限、密级、保密期限、载体数量、案卷厚度等信息。 案卷题名应简明、写明顺序号、准确揭示卷内文件材料的内容； 编制单位填写案卷内文件材料及图纸形成单位或主要责任者，（一般为，建设单位的前期文件材料为建设单位，其他施工技术文件材料为施工单位。）； 立卷日期填写案卷内文件材料的形成的日期（施工技术文件材料、竣工图立卷日期一般统一填写工程竣工验收日期）； 保管期限和密级依据划定的保管期限和保密规定填写，一般为秘密。保管期限为永久，保密期限为无。 载体数量为当前案卷材料总份数。 4、文件信息著录 在案卷信息下面对每一份文件进行信息著录，文件提名、责任者、保管期限、密级、保密期限、页次、载体类型、规格、起始日期、完成日期等。 每卷著录完成后，直接打印自动生成的案卷封面、卷内目录、备考表。卷内目录排列在卷内文件首页之前，备考表排列在该卷最后。 5、文件扫描 所有A0幅面以内（包括A0幅面）的文件要求按原幅面一次扫描完成，不允许分幅扫描再拼接图像。扫描的文件格式、分辨率、扫描质量要求如下： （1）文字材料和图纸均采用彩色，按1:1的比例进行扫描，文件保存为PDF格式，图纸保存为PDF格式。 （2）扫描分辨率≥300 dpi;扫描后的图像清晰、完整、不失真、不影响图像的利用效果;图像的倾斜﹤1度，图像