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序号 文件名称 来源 时间 签收人 备注 收文登记表 序号 文件名称 去向 时间 发送者 备注 发文登记表 第九页，共四十页。 * 第十页，共四十页。 * 员工 文件积累袋 档案 文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理. 2、文件积累制度 (针对自身所产生的文件) 第十一页，共四十页。 * 第十二页，共四十页。 * 3、文件归档制度 归档范围:确定文件的价值,决定文件是否向档案转化.(需要制作) 制度核心 归档时间:根据企业活动的特点,确定文件何时归档. 技术保障 归档要求:明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施. 技术条件 归档份数:根据归档文件的重要性,确定原件与复制件的数量关系. 利用保障 归档手续:明确归档文件的移交事宜. 责任保障 第十三页，共四十页。 * 1、归档范围（参见10号令） 2、归档时间 一般情况下，管理类文件材料的归档时间为次年第一季度，以下文件按办理完毕或活动结束时间归档： 股东大会、董事会、监事会、职代会、党代会等会议文件材料 产权变动过程中形成的文件材料 法律诉讼文件材料 机要文件 工程、生产技术类文件材料的归档时间应按照专业活动特点具体划分。 第十四页，共四十页。 * 3、归档份数 管理类文件原则上归档份数为一份。工程、生产技术类文件的归档份数按照国家行业标准和现场约定决定归档份数。 4、归档要求 归档实行承办人负责制。 归档文件应为原件，因故无原件者应进行签章说明。 文件材料归档后不得进行修改。 归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。 第十五页，共四十页。 * 5、归档手续 归档手续以合法性和合规性为原则。 文件承办人和档案人员在归档材料移交审核后填写《文件移交登记表》一式两份，签字确认。移交登记表一份由档案人员归档，一份由文件移交人员保存。 《文件移交登记表》应同时提交电子版。 第十六页，共四十页。 * 第十七页，共四十页。 * （三）企业档案的分类与编号 企业档案的分类 企业档案分类是指根据企业档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。 分类的程序: 设计分类方案 划分全宗 划分大类 划分属类 给定编号 第十八页，共四十页。 * 企业档案分类方案(示意图) 一类 二类 三类 四类 五类 A B C D 1 2 3 4 类列 类系 第十九页，共四十页。 * 常用的分类方法: 职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 外形分类 专业分类 职能分类方法适用于一级类目的区分; 其他分类方法则适用于二级以下类目的划分. 第二十页，共四十页。 * 企业档案的编号 1、以“件”为保管单元的： 档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号 第二十一页，共四十页。 * 2、以“卷”为保管单元的： 档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号 第二十二页，共四十页。 * 3、保管期限、特殊载体代码对照表 编码 保管期限 00 永久 30 30年 10 10年 03 3年 05 5年 15 15年 25 25年 第二十三页，共四十页。 * （四）归档文件材料的整理编目 一般文件材料的归档整理 归档整理：根据文件材料有关特征及保存价值对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。 根据国家有关标准，企业一般采用“文件承办人立卷”的制度，由文件承办人进行归档整理，档案人员协助。 第二十四页，共四十页。 * 1、整理的要求 a.归档整理应遵循文件形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。 b.归档文件应齐全、完整、准确。以破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予以复制，并将复制件附于原件后一并归档。 c.归档文件缺失应在备考表中说明。 第二十五页，共四十页。 * d.归档文件材料所使用的载体字迹材料、装订材料应符合档案保护要求，不得采用铅笔，圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写；不得采用PH值小于7的办公用纸；不得采用易生锈的金属装订材料。 e.文件材料幅面尺寸以国际标准A4型为准，超过A4幅面纸张，应按A4折叠。 第二十六页，共四十页。 * 2、文件整理单元 一般文件材料以“件”为整理单元，一件是指内容上具有整体性，实体