《智慧档案管理规范 第1部分：纸质档案智慧化加工》编制说明.pdfVIP

《智慧档案管理规范 纸质档案智慧化加工》 编制说明 团标制定工作组 二零二二年二月 一、 工作简况 （一）任务来源 随着社会信息化的迅速发展，各种信息都以数字化的形式呈 现、保存和传输。档案是国家重要信息资源，建立数字化档案资源 体系是档案工作适应时代发展要求，满足各领域广泛需求的有力体 现。纸质档案智慧化加工可降低人力成本，提高经济效益、及时归 档档案资料，提高办公效率、增强档案原件保护。 档案管理重心逐渐向智慧化方向转移的趋势是不可避免的，档 案数字化是数字档案建设最基础的工作，为保障档案数字化的工作 进程，制定《智慧档案管理规范 纸质档案智慧化加工》团体标准势 在必行。 （二）编制背景及目的 纸质档案智慧化加工即纸质档案数字化加工，档案数字化是随 着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD 技术、OCR 技术、数字摄 影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展 而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为 数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连 接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库， 及时提供利用，实现资源共享。 目前现行的纸质档案智慧化加工标准有：GB/T 33870-2017 《干 部人事档案数字化技术规范》、GB/T 31219.2-2014 《图书馆馆藏资 源数字化加工规范 第2 部分：文本资源》等，行业标准有国家档案 局发布的GA/T 31-2017 《纸质档案数字化规范》，山东省档案局也 于2015 年发布了《纸质档案数字化工作指南》。为规范档案智慧化 加工，提高档案管理水平、存储效率，推动档案数字化工作，制定 《智慧档案管理规范 纸质档案智慧化加工》团体标准。 （三）编制过程 1、项目立项阶段 随着社会信息化的迅速发展，各种信息都以数字化的形式呈 现、保存和传输。纸质档案智慧化加工可降低人力成本，提高经济 效益、及时归档档案资料，提高办公效率、增强档案原件保护。档 案管理重心逐渐向智慧化方向转移的趋势是不可避免的，档案数字 化是数字档案建设最基础的工作，为保障档案数字化的工作进程， 制定《智慧档案管理规范 纸质档案智慧化加工》团体标准势在必 行。 鉴于以上原因，标准起草组依据档案智慧化加工相关标准，并 结合相关指南提出立项。 2、理论研究阶段 标准起草组成立伊始就开始收集整理国内相关的档案智慧化加 工标准及资料，根据GA/T 31-2017 《纸质档案数字化规范》、《纸质 档案数字化工作指南》等相关标准与资料，为标准的起草奠定了基 础。 标准起草组进一步研究了档案数字化加工的流程及要求，为标 准的具体起草指明了方向。 3、标准起草阶段 在理论研究基础上，起草组在标准编制过程中充分借鉴已有的 理论研究和实践成果，基于我们基本国情，依据GA/T 31-2017 《纸 质档案数字化规范》、《纸质档案数字化工作指南》，形成了《智慧档 案管理规范 纸质档案智慧化加工》标准草案稿。 形成标准草案稿之后，起草组召开了多次专家研讨会，从标准 框架、标准起草等角度广泛征求多方意见，从理论完善和实践应用 方面提升标准的适用性和实用性。经过理论研究和方法验证，起草 组形成了《智慧档案管理规范 纸质档案智慧化加工》（征求意见 稿）。 （四）主要起草单位及起草人所做的工作 主要起草单位山东蓝海印刷科技有限公司、山东省芯网信息科 技有限公司、山东睿谋科技有限公司、济南东港文化传播有限公 司、蓝海印艺（山东）文化创意有限责任公司、山东蓝海文化科技 有限公司、蓝海睿创科技（山东）有限责任公司、嘉泰（济南）文 化发展有限公司、雅昌文化科技（济南）有限责任公司。等多家单 位的专家成立了规范起草小组，开展标准的编制工作。 经工作组的不懈努力，在2022 年03 月，完成了标准草案的编 写工作。在2022 年03 月，形成了征求意见稿。 2、 广泛收集相关资料。 在广泛调研、查阅和研究国际标准、国家标准、行业标准的基 础之上，形成本标准征求意见稿。本标准的制定引用的标准如下： DA/T 18 档案著录规则 DA/T 25 档案修裱技术规范 DA/T 31-2017