会展项目管理导论.ppt

（2）可行性研究报告 可行性研究报告，是用于评价会展项目的市场、财务、组织、经济、环境等各方面，并在详细调查、周密研究，进行经济和环境分析、方案比较之后做出会展项目是否可行结论的书面报告。 （3）招标文件和项目申请书 ① 工作说明书。 ② 需求建议书。 ③ 可交付成果。 ④ 立项单位/业主供应条款。 ⑤ 过程确认。 ⑥ 合同类型。 ⑦ 付款方式。 ⑧ 时间表。 ⑨ 项目申请书内容。 ⑩ 提交项目申请书的最后期限。 （4）项目许可证书 项目许可证书是正是批准实施的文件。该文件通常由会展项目实施组织的高层管理者或会展项目的主管部门颁发。项目许可证赋予项目经理或项目班子将资源用于项目活动的权力。 （二）计划过程 1. 概念 会展项目计划是项目经理和项目班子思想的具体化，体现了他们准备做什么（what），什么时候做（when），由谁去做（who）以及如何做（how），即对未来行动方案的一种说明。 2. 会展项目计划的步骤 （1） 需求分析：需求分析就是明确市场对会展项目的需求和立项单位/业主对项目的要求。分为两类： 必须满足的基本需求，包括会展项目的规模、规格、成本、进度以及必须满足的法规要求等； 需要重视的附加需求，例如对城市形象的提升等。 （2）确定目标：计划过程中确定的目标应该是SMART。明确的（specific）、可度量的（measurable）、可实现的（achievable）、由成果决定的（result driven）、有时间性的（time）。 （3）任务/工作分解：粗线条的、涵盖面较大的、不能具体操作的任务/工作，分解成较小的且容易管理、实施和检验的包含具体细节的可操作性任务/工作。 （4）资源规划：资源规划包括确定实施会展项目活动需要哪些资源（包括人力、设备等）以及每种资源将需要多少。 （5）制定会展项目各方面的具体规划 （6）评估、确认可行方案 （三）执行过程 子过程 会展项目计划执行； 质量保证； 团队建设； 信息发布； 询价； 供方选择； 合同管理。 2. 项目执行准备 （1）会展项目班子应当对项目策划进行核实。 （2）确认权限是否已经得到各方承认，并明确项目班子内部权力范围和从属。 （3）确定会展项目所需的资源是否有保证。 （4）会展项目经理把任务布置到小组和个人。 （5）制定一套统一的体制、制度等，便于控制、评估。 （6）让会展项目参与者在项目书上签字，以示承担责任。 （7）再次宣传本项目的优势和光明前景。 3. 执行过程的管理要素 （1）安排定期例会； （2）由独立方进行评审； （3）管理落实到个人； （4）连续详尽的项目记录； （5）及时处理“意外”事变； （6）统筹安排项目任务； （7）营造良好的工作氛围； （8）进行有效的决策。 （四）控制过程 1. 控制过程的子过程 绩效报告：收集和公布执行情况，它包括现况报告、进展测试、预测报告。 整体变更控制，即协调影响会展项目全局的变更。 范围核实，即项目范围的界定验收 范围变更控制，即控制影响项目范围的变更 进度控制，即维持计划规定的进度 成本控制，即控制影响项目预算的变更 质量控制，即监视具体的项目成果。 风险应对控制 2．控制的形式和类型 （1）正规控制和非正规控制 正规控制通过定期和不定期的进展情况汇报、检查会、以及会展项目进展报告进行。 非正规控制是会展项目经理频繁地到管理现场，同管理人员交流，了解情况，及时解决问题。有人将此称为“走动管理”。 都是POCA（即规划—实施—检查—行动）。 （2）预防性控制和更正性控制 预防性控制就是在深刻的理解会展项目的各项活动，预防可能发生问题的基础上，制定出相应的措施，防止不利事件发生。 更正性控制是由于未能或根本无法预见会展项目会发生什么问题，只能在问题出现后采取行动，纠正偏差。 （3）预先控制、过程控制和事后控制 预先控制是在会展项目活动或阶段开始时进行，可以防止使用不合格要求的资源，保证会展项目的投入满足规定的要求。 过程控制是对进行过程中的会展项目活动进行检查指导，一般在现场进行。 事后控制在会展项目活动阶段结束或临近结束时进行。 （4）直接控制和间接控制 直接控制着眼于产生偏差的根源， 间接控制则着眼于偏差本身。 3．控制的原则和策略 （1）控制的策略 保持控制的权利 让上层决策着及时了解情况 充分利用决策层的协调能力 加强上下和内外沟通 控制务必基于最新的计划 （2）控制的原则 控制必须集中在目标上 控制反映要及时 控制要考虑代价 应控制重点 要适合会展项目实施组织和项目项目班子的特点 控制要有灵活性 控制需要跟踪 谨慎控制变更 受到控制的是工作，而不是工作者 复杂会展项目的控制应基于激励和自我控制 控制要有全局观念 一、项目和项目管理