秘书实务全套课件（完整）.ppt

第一章 文字工作;一、文字工作的概念和内容 文字工作——将各种信息转变成书面材料的工作。 包括文稿撰拟和文字记录两大类。 文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。;二、文字工作的意义 (一) 秘书机构发挥参谋作用的重要途径 (二) 秘书机构做好其他工作的前提条件 (三) 秘书增长才干、展示才华的良好机会;三、秘书文字工作的特点 (一)写作活动的受动性 (二)思维形式的抽象性 (三)表达方式的综合性 (四)成文过程的程序性;第二节 文稿撰拟;第二节 文稿撰拟;第二节 文稿撰拟;第二节 文稿撰拟;第二节 文稿撰拟;第二节 文稿撰拟;第三节 文字记录 ;第三节 文字记录 ;第三节 文字记录 ;第三节 文字记录 ;思 考 题;第二章 文档管理;第一节 文档管理概述;一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本 文种是按性质和用途确定的文件种类的名称。 公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。 稿本包括文稿和文本。 文稿——草稿、定稿。 文本——正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。;一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 3.公文体式 公文的整体结构形式——文体、结构、格式 文体——应用性文体。 结构——公文的组织构造。 格式——指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。如下图：;第一节 文档管理概述;一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 1.档案、全宗、案卷、件 档案——过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值;一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 2.档案室、档案馆 档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。 档案馆是集中管理特??范围档案的专门机构。;一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 3.档案的种类 机关档案室的档案通常划分为以下门类： 文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案;二、文档管理工作的内容 文书工作——核心内容是公文办理。 档案工作—— “秘书实务”中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。 ;三、文档管理的基本要求 (一)文书工作的基本要求 及时、准确、安全;三、文档管理的基本要求 (二)档案工作的基本要求 1.统一领导，分级管理 2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用;一、发文办理程序 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。;二、收文办理程序 签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。;;三、文书的保管 （一）保管工具 存放工具、装订工具 （二）分类 分类整理、分类存放;四、文书立卷、归档、销毁和存查 （一）文书立卷 （二）文件归档 （三）文件的销毁和存查;一、机关档案工作的基本任务 (一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。 (二)负责管理本机关的全部档案。 (三)制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。 (四)确保档案和档案机密的安全。;二、机关档案管理工作程序 收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交 ;二、机关档案管理工作程序 （一）档案的收集 档案的收集是机关档案工作的起点，和文书立卷工作是互相衔接。;二、机关档案管理工作程序 （二）档案的整理 整理工作主要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。;二、机关档案管理工作程序 （三）档案的鉴定 1.判定档案的价值和保管期限 2.档案的销毁;二、机关档案管理工作程序 （四）档案的保管 档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案,以维护档案的完整和安全,延长档案的使用寿命。;二、机关档案管理工作程序 （五）档案的移交 把保存期满的档案,连同