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文件和记录控制程序 版本 C/0 共5页 第1页 文件编号 A04 1. 目 的 为保证公司管理体系运行的有关文件和记录进行有效控制，确保公司各部门使用的文件为有效版本，防止使用失效和作废文件，确保记录及时、真实、完整和有效保存。 2. 范 围 适用于公司管理体系运行（包括来自顾客和供方活动）中有关活动文件和记录的控制和管理。 3. 职 责 3.1 文件编制/修改/发布：人力部 3.2 文件审核：管理者代表 3.3 文件批准：总经理 3.4 文件归口部门：文管员 3.4.1 技术文件、技术图纸、技术资料、设备资料、采购资料、基建资料的纸文件存档在档案室，以上电脑文件各部门负责人存档并存档在总经理处备份。 3.4.2 公开管理文件存档于总经理办文管员。 3.4.3 销售部、研制部、加工部、采购部、质保部、人力部、财务部的文件存档管理，由部门负责人或专人保管。经总经理授权可由专人监督检查。 4． 程序 4.1 文件分类和各部门编号 编号 文件类别 文 件 范 围 内部文件 外部提供的文件 A 公司文件 管理文件、工作标准、规章制度、质量手册； 政府文件； B 销售文件 顾客提供的文件； C 研制文件 设计方案、图纸、工艺，公司的产品技术标准、采购标准； 国家或行业技术标准； D 加工文件 设备清单； 设备资料； E 采购文件 模型模具清单 供方产品资料； F 质保文件 售后服务文件、质保文件、质保记录文件； G 人力文件 人事文件、行政文件、财产文件； H 财务文件 公司的财务文件； 政府的税务文件 以上各部门记录表单由各自负责人保证其正常运作、保管、汇总和销毁； 4.2 文件的顺序编制 4.2.1 文件编号 例：B02.01.04 B是表示销售部门文件，02表示销售部文件的第二大项文件的序号，01是第二大项的01分类文件，04是表示02大项文件01分类文件的04小项序号文件。 注：设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件和零件识别编排方法》。 4.2.2标识（加工控制程序） 钢材材质：红色表示40Cr,黄色表示：20CrMnTiH，蓝色表示42CrMo，未标色表示A3，其它材质文字说明并单独放置； 零件过程质检标识：红色报废，绿色合格，黄色让步，未标识为未检，其它打印合格、不合格，并有终检员的印签； 4.2.3 印章分工 编制/日期 审核/日期 批准/日期 文件和记录控制程序 版本 C/0 共5页 第2页 文件编号 A04 序号 名 称 管 理 人 序号 名 称 管 理 人 01 公 章 常务副总 12 受控章 管理者代表 02 采购合同专用章 03 合同专用章 销售常务副总监 04 销售部（章） 05 骑 缝 章 06 发票专用章 销售管理组长 07 现金收讫（章） 出 纳 08 人事处、行政处（章） 人力副总监 09 质保处（章） 质保副总监 10 财务用章 财务总监 11 法人（章） 4.3 文件的编写、审核、批准和发布 4.3.1 质量手册由“手册编写小组”编写，由管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2 文件编写原则（附页） 4.3.3 以上4.1的各文件由其部门负责人组织起草编写，逐级向上申请，并经部门总监审核、有关部门会审、总经 理批准后执行、存档。 4.4 文件的发放和保管 4.4.1 有效文件的发放对象及数量由各部门《受控文件发放范围审批表》内确定，由管理者代表批准《受控文件发放范围审批表》，各部门将文件分发至相关部门负责人，相关部门再发至有关岗位。 4.4.2 发放有效文件时，发放人填制《文件发放登记表》由领取文件人员签名登记。 4.4.3 不属文件发放者，确因工作需要，可向文件管理部门负责人申请同意后向保管人员借阅，必须建立借阅手续。 任何人不得擅自复印，或向与各管理体系运行无关的人员，特别是公司外部人员提供有效文件。 4.4.4文件破损，影响使用时，可由部门领导或者文件管理人员向公司文件管理人员提出申请置换。文件必须上交，文件管理人员登记后销毁。 4.4.5 文件如丢失，应向文件管理员领导提出书面申请，经批准后由文件管理人员补发，丢失文件一旦找回，应立即上文件管理员并销毁。 4.4.6 文件持有人应确保文件的清晰、整洁和完好。 4.5 质量记录填写 4.5.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。各相关栏目签名不允许空白。 4.5.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方填上修改后的数据，签上修改人的姓名及日期。 4.6 记录文件的保存、保护 4.6.1 所有的记录须保持清洁，字迹清晰。须将记录存放于通风干燥的地方，以免损坏、丢失或霉变。各