公司档案室管理制度.docx

公司档案管理制度（暂行） 一、 总则 1、为了规范公司档案管理，做好档案的保密及使用工作，特制定本制度。 2、本制度适用于公司及所属各单位、部门的档案管理。 3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。 二、档案管理机构的设置及基本要求 （一）档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、企业文化等活动中形成的对 公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。 3、公司档案根据其重要性和保密程度分为 A 级和 B 级，档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号，并建立电子与纸张分类目录。 （二） 各部门资料管理 1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责， 规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 2、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理制度，实行统一的标准分类管理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 三 、档案分类 （一）档案质量 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 1 4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 （二）立档 1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前， 定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷； 跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。 3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 （三）分类 1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目、计划总结类目、会议记录类目、财务类目、基建类目等）。 2、公司档案大致分为以下几类： 证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； 文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件； 制度类：管理制度汇编； 合同类：分司与员工的劳动合同和业务合同两种； 计划总结类：分年度计划及总结等； 会议纪要类：董事会议纪要等； 财务类：财务会计的凭证、报表、财务分析等； 基建类：公司基建项目的各种资料。 （四）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级 2 名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要， 应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。 四、归档及保存年限 （一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。 （二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为 1 年，5 年，10 年。 1、永久保存： 公司章程、合同 股东名册 组织规程及办事细则 董事会及股东会记录 财务报表 政府机关核准文件 不动产所有权及其他债权凭证 工程设计图 公司规章制度 其他经核定须永久保存的文书 2、10 年保存： 预算、决算书类 会计凭证 其他经核定须保存 10 年的文书 3 3、1 年至 5 年保存： 期满或解除之合约 其他经核定保存 5 年的文书 员工与公司合同期满不在签约或解除之合约 4、1 年以下暂时保存： （1）结案后无长期保存必要者。 （三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。 （四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 （一）借阅 1、借阅手续： 各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部