2018信息及交流管理程序.docxVIP

信息及交流管理程序TD020010A/0 信息及交流管理程序 TD020010 A/0 PAGE PAGE 1 / 6 1.0 目 的 通过与相关方及公司员工的信息交流，促进公司内部各层次和各职能部门之间的信息沟通与协商，确保有关质量、职业健康安全、环境、测量和知识产权的信息沟通，使所有受到管理体系影响的员工，及其他相关方参与和支持公司的管理方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，从而增进理解和提高管理体系的有效性，进一步改进公司的管理体系。 2.0 范围 适用于公司各部门之间与质量、职业健康安全、环境、测量和知识产权等管理体系有关的信息沟通与协商的控制，以及公司与相关方的信息交流管理。 相关文件 《相关方管理程序》 《知识产权保密管理程序》 职责 最高管理者负责对重大质量、职业健康安全、环境、测量和知识产权信息的决策； 管理者代表负责对重大质量、职业健康安全、环境、测量和知识产权信息的处理； 管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。 工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。 各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向管理部或管理者代表通报传递和处理情况。 各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。 5.0 定义 体系运行信息：包括管理方针、目标、管理方案及实现情况、合规性评价、培训的信息、监测、测量结果、不符合与纠正措施、内部审核结果、管理评审结果等信息。 工作程序 信息管理流程图见附件 内部信息 办公室负责构建沟通的平台和渠道，保持公司内信息的传递和人员的沟通，例如：微信员工群、办公云之家、企业邮箱/邮洽、会议、座谈、联宜活动、培训教育、发放调查表等方式让员工参与信息沟通，确保公司内部沟通顺畅。 内部信息的内容，主要包括： 法律、法规、规范、标准及其他要求； 顾客要求、过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息； 各部门的职责： 产品订单、生产、交付信息 体系运行信息 其他各过程的失败、侥幸和成功中获得的经验和教训等，如员工的建议与意见、新的工作方法的采用。 信息的建立 按照各过程管理程序规定，记录、建立相关信息。 全体员工应参与质量方针、职业健康安全和环境方针的制定、评审，工会作为员工代表，参与制定决策。 内部信息的传达方式 管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全、环境和知识产权管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。 产品订单、生产、交付信息通过 ERP 系统传递，由各相关部门维护。 员工的意见、合理化建议转交至管理部，员工的建议与意见经研讨后，由管理部通过所在部门给予答复； 工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工 的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道； 体系运行信息由由最高管理者公布或授权管理者代表公布，体系考核组向各部门发布， 再由各部门传达。 横向传递的信息，包括法律、法规、及其他要求，质量因素、危险源和环境因素的识别、评价与更改等，由各部门与管理部之间进行信息传递。 部门之间的信息交流以体系策划的表单记录数据为载体，通过企业邮箱以邮件的形式进行传递； 对信息交流中涉及的管理体系的重要问题要采取对策并及时传达到员工。 全体员工应接受适宜的培训，了解掌握相应的质量管理、职业健康安全和环境管理技术、方法。 外部信息 各职能部门根据《相关方管理程序》了解和收集相关方的需求和期望信息； 外部信息内容包括： 国家颁布的关于质量、环境、职业健康安全测量和知识产权方面的法律、法规和各级标准； 行业主管部门颁布的有关质量、环境、职业健康安全、测量和知识产权方面的作业标准、有关文件及各种活动信息的通知与发布； 与相关方沟通的信息，对合同方施加影响、控制、管理或进行调查的信息； 与顾客有关的各种信息，如产品信息、问讯、合同或订单处理、抱怨、意见和投诉； 从顾客、供方和合作伙伴中获得的知识； 相关方的反馈的信息或抱怨，包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及质量监督、职业健康安全和环境保护主管部门。 外部信息的传达方式： 质量方针、职业健康安全、环境和知识产权管理方针，由综合管理部负责对外发布； 各职能部门负责各自职能范围内的信息与相关方联络。各部门应利用客人来公司参观拜访、外出走访顾客或供应商等方式，在对外交流、沟通中宣传公司的质量方针、质量目标、生产绩效等。 投诉的接收与处理： 当外部信息涉及对公司的重大质量事故、职业健康安全和环境事故或施工影响投诉时、或政府部门通过现场检查而提出的强制性要求，直接向公司投诉的，由综合管理部调查核实，由管理者代表提出处理意见，责成责任部门或相关供方采取相应缓解