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第 第 PAGE 1 页 共 4 页 发文管理制度 一、 总 则 1、目的：为进一步加强公司的文件管理，严格各类文件的处理程序，明确发文的承办要求， 提高文件运转时效，保障发文安全有序，实施文件管理工作的规范化、制度化、科学化，加强文件的归档管理，结合公司具体实际情况，特制定本制度。 2、原则：本制度以统一公司对内、对外发文的文件编写标准、格式要求、拟发程序、分类 存档等为原则；发文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规， 确保公司商业秘密的安全。 3、适用范围：凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。二、 公文种类 1、公司常用文件种类主要包括： 决定：用于对重要事项作出决策和安排。 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。 请示：用于向上级或有关单位请求指示、批准。 批复：用于公司回复有关单位的请示。 制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。 函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。 会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。 2、发文按照行文方向分为： 上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。 下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。三 公文格式 文件格式：文件格式一般包括：标题、主送单位、正文、发文单位、发文时间、抄报抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、附件等项。 1、文件的标题应该准确、简要的概括公文的主要内容并标明发文部门或单位、事由和公文种类。 2、主送单位指该文件的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称；抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓文件内容的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。 3、正文的文体：文字简明扼要、条理清楚，实事求是。 4、发文单位：写在文件下面偏右，要写全称，如以公司领导个人名义行文，应冠以职务身 份。 5、成文日期:会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准，成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“○”。 6、抄报抄送单位：属上级的列为抄报，属同级或下级则列为抄送。 7、文件版头：正式文件一般都有版头，版头一般以公司名称命名。 8 文件编号：一般包括编字、年号、顺序号。 9、机密等级：机密文件应当根据机密程序划分机密等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”，“普通”字样。 绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容文件。 机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文件。 秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的文件。 普通：指非秘密公文，如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 10、附件：文件如有附件，应当在正文之后，发文单位之前注明附件名称和件数。 11、文件除会议纪要以外，应当加盖印章。 12、文件应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词，“主题词”用 3 号黑体字，后标全角冒号，词目用3 号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1 字。 四、行文规则 1、行文应当确有必要，注重效用。 2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 3、上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。 4、公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。 5“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位，“报告”不得夹带请示事项。 6 除公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导个人报送“请示”、“意见” 和“报告”。 五、文件编号 1、每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。 红头文件 ①以公司名称拟发的红头文件 a、红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行,根据公司的公司名称，公司红头文件的编号为：贵阳迪沐〔年份〕第×号。 b、以公司名称拟发的红头文件的拟发范围包括公司对外（社区、区政府等其他政府职能部门、公司注册地和所属地具有管辖职权的其他单位等）发文等。 c、文件的拟发版式见附件 1。 ②以公司综合部名义拟发的红头文件 a、以公司综合部名义拟发的红头文件的拟发范围包括各项资金的请示、人事任命文件、组织机构设置文