佳兆业集团控股项目工程文件流转及归档工作指引(mod).docxVIP

一二 佳兆业集团控目殳 文件编号：JZY?JT-GC?YW?ZY-008?A?0 公布日期：2009715 公示日期：2009-7-15■■ KAISA GROUP HOLDINGS LTD.负责单位：起草人：审核人：批准单位： 集团工程管理部 修改人：集团制度评审委员会佳兆业集团控股工程工程文件流转及归档工作指引 1、主要目的 明确工程档案管理职责，加强工程现场对工程文件的发放、审核、流转及归 档的管理程序。 2、主要原那么 及时完整、真实有效、流程规范、职责清楚。 3、适用范围 工程现场文件拟定、发放以及签证、工程款、竣工结算资料审核，工程档案 文件的整理归档。 4、主要内容1. 一般规定 工程经理为工程文件管理的第一责任人，工程部档案管理员负责日常 工程文件管理。 所有工程资料文件统一由工程部档案管理员接收和发放。所有工程文 字函件必须有责任主体印章才能下发或接收，并同时办理签收和登记手续。 工程部档案管理员应针对工程期别和文件类别进行编号、登记，建立健全登 记台帐。 工程部资料管理员应利用计算机建立图、表等系统文件辅助工程管理 工作控制和管理，并在计算机内建立管理台账，重要电子文档应做到每周备 份。 工程资料的收发、借阅必须通过资料管理员履行登记手续，做到不出 过失，及时回收。 4. 2.文件起草、发放和存档 4. 2. 1设计文件 设计文件包含施工图和设计变更，所有设计文件必须有设计管理部 ：佳兆业集团控目殳 文件编号：JZY?JT?GC?YW?ZY-008?A?0 公布日期：2009715 公示日期：2009-7-15■■ KAISA GROUP HOLDINGS LTD.负责单位：起草人：审核人：批准单位： 集团工程管理部 修改人：集团制度评审委员会 GCKY2008-001, GC代表工程款,KY为可园的拼音缩写，2008代表年份，001 为流水号。 在收到《工程款支付申请表》三天内，工程部应就工程实际完成情况、 合同中的付款依据条款和同意付款金额进行审核并在《合同款项支付审批 表》上签署意见。 4. 3. 4工程审计根据工程质量、进度完成情况签署付款意见。 4. 3.5在办理结算或者支付工程尾款时，物业公司对保修期工程提出付款意 见。 本钱部、财务部、工程及采购部高管根据上述意见、合同约定、资金 计划和前期付款情况签署付款意见。 4. 3. 7公司总经理审批（超过支付管理权限的款项需董事长审批）。 4. 3.8在签批付款手续完成后，财务部门通知申报单位办理工程款项支取手 续。 4. 3.9工程部相关人员审核签署完毕后，工程部档案管理员需按要求将合同 款申请录入明源本钱管理系统。 4. 3. 10合同款流转登记表详见附件二十一。 4.4结算资料审核4. 4. 1.竣工结算资料的内容 在合同规定的时间内，施工单位必须向工程局部别递交完整的竣工资料和结 算资料，并附结算资料目录（详见附件二十三）。 竣工资料为符合国家档案馆归档要求的整套工程资料。 结算资料为完整地工程竣工及结算相关的整套工程资料 竣工资料甲方分包单位交业主二套：一套交物业、一套交公司档案室；总包 单位交四套：本钱、档案室、物业、档案馆各一套（总包分包单位的资料应 由总包汇总）。 佳兆业集团控目殳 文件编号：JZY?JT?GC-YW-ZY-008?A?0 公布日期：2009715 公示日期：2009-7-15 KAISA GROUP HOLDINGS LTD.负责单位：起草人：审核人：批准单位： 集团工程管理部 修改人：集团制度评审委员会结算资料交两套，一套交公司本钱部，一套交公司档案室。 结算资料包括： 1）设计类：竣工图，图纸会审记录，设计变更。 2）工程类：工程通知单，工程数量认可单，增加工程现场签证单，索赔通知 单，罚款通知单，施工组织设计，开工令，验收报告，合同工期处分或顺延 资料。 3）材料类：材料准用通知单（甲定乙供），甲供材料交接单。 4）合同类：施工合同及补充追加合同，零星工程通知单，零星采购通知单。 5）结算类：结算书（主体工程两份，分包工程一份） 6）其他：上述资料不齐，工程部应退回施工单位要求补齐，签收资料日期重 新确认。 4. 4. 2.竣工结算资料的审核 针对结算的竣工资料，工程部应对照结算资料目录认真审查，并签署审核意 见，做到不漏缺，不拖延，准确严谨，完整公正。 1）专业工程师和工程总监必须在竣工图上审核签字； 2）针对一些涉及费用扣减的的工程通知单、索赔单、罚款单及材料异常等情 况，工程部应及时专项补充有关文件附于竣工结算资料中。 3）工程经理应对照合同，对工程质量、工期完成情况以及甲供材料供货进行 书面说明。 4. 4.3专业主管工程师在审核竣工图并在签字的时候，必须保证退还给施工 单位的竣工图和我司审核过用以结算