DCC文件管理教材.pptVIP

五. 文件控制程序 1. 掌握体系文件总体分类 方针、目标 手册 程序文件 作业指导书类文件 相关记录 2. 熟悉体系文件的编制、审核、批准规定 手册、程序文件------由管代组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。 作业指导书类文件------由各部门负责编制本部门相关的管理或作业指导文件，部门负责人审核，总经理批准。 技术研发部负责产品标准、岗位操作法、工艺作业指导书、检验计划等技术文件的编制，部门负责人审核，副总经理批准。 第三十页，共四十三页。 3. 文件的发放和回收 盖有红色“受控”印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复印； 技术类文件由知识产权部统一发放和管理，其他体系运行的相关文件由总经办统一发放与管理； 手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理确定，其它支持性文件由编制部门确定 发文部门填制《文件分发与回收记录》，由部门接收人签收并负责文件去向； 各部门受到文件资料后编制并及时更新《部门受控文件记录一览表》，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的文件； 当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流通顺畅； 若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准后再由发文部门发放并登记。 第三十一页，共四十三页。 4. 文件的更改 当文件需要修改时，提出人需先填写《文件更改申请/通知单》，说明更改原因，由原文件审批人进行审批； 文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原文件的《文件分发与回收记录》进行发放。同时需收回作废文件，并告知文件使用人更改处； 5. 文件的管理 各部门体系文件（新编或修订）审核批准后，原版文件交总经办存档，由总经办统一编制公司内部《质量环境体系文件一览表》； 各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完好和易于检索查阅。 第三十二页，共四十三页。 六. 记录控制程序 1. 记录的管理 品管部负责统一登记公司体系《质量环境体系记录一览表》，各部门分别登记《部门受控文件记录一览表》。 部门若有记录表格需要增加、减少或修改时，经负责人批准后，需同时提交新的记录表格到品管部备案并修订《质量环境体系记录一览表》。 品管部对各部门记录进行不定期抽查，并填写《记录检查表》 2. 记录的填写 为保证记录的真实、准确和可追溯性，记录一般不允许随意涂改。 如系笔误或经证实原始记录有误，需要修改记录时应按照程序规定执行，即在错误的内容上平行划两条线（保证原始记录可识别），并在其附近空白处填上正确的内容并签名，同时注明更改日期。 第三十三页，共四十三页。 3. 记录的检索、保存 对入库单、现场记录表等发生频次较多的原始记录，部门可按月份整理汇总。其余发生频次较少的记录，各部门可安排每年进行一次总的整理。对完善的记录按时间先后顺序装订成册，并在其封面注明记录全称、部门别、记录编号及发生时间段等。 4. 记录的保存期限和处理 记录保存期限的规定 内审和管理评审记录保存期限为三年以上，其它记录：原始记录为一年以上、报告为二年以上、台账为三年以上，其它文件另有规定者按照规定执行。 超过保存期限的记录，由记录保管人员填写《文件/销毁申请表》，经本部门负责人审核，管理者代表批准后方可进行处理 第三十四页，共四十三页。 ISO9001:2008、ISO14001:2004、TS16949:2009 DCC文件管理 第一页，共四十三页。 纲 要 文控职责 文控范围 文件级别 受控文件类型 文件编制、审批权限 文件编号 文件发行、修订、作废、遗失处理流程 文件分类整理、检索、保存 记录的填写、整理、检索、保存 第二页，共四十三页。 文 控 职 责 对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。 按规章办事； 按文件控制程序处理文件, 并按要求分发文件到每个部门； 控制文件及编号； 确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复印无效； 确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场； 对部门文件进行分类整理、检索、保存； 第三页，共四十三页。 范围 APPLICATION申请/编制 APPROVAL 批准 ISSUANCE 发行 CANCEL 取消 RECALL 回收 UPDATE 更新 RETENTION 保留 CHECK检查/审核 文件控制范围 第四页，共四十三页。 文件级别 1) 手册(manual---MA)——质量、环境、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉全体员工或顾客 2) 程序文件(proced