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文件控制程序 1 目的 对公司管理体系文件进行控制，保证在用的文件现行有效，确保管理体系的有效运行。 2 适用范围 适用于本公司质量体系文件的编制、审批、标识、发放、修订、废止和归档管理等环节。 3 职责 3.1 质量管理部负责编制质量体系文件的格式与编号，以及各类受控文件的接收、确认、审查、发放、控制、更新及回收处理，并做好受控文件借阅登记，负责保管在用受控文件原件和作废受控文件原件和保管受控文件的若干副本。 3.2公司总经理负责批准质量管理文件、程序文件。 3.3检测检验相关科室负责组织编制技术性文件；技术负责人负责批准技术文件。3.4各种行政性文件由行政人事部（行政人事部）负责编制管理归档。 4 工作程序 4.1 文件分类 4.1.1 从性质上来划分，文件资料可分为以下几类： （1） 质量管理体系文件。包括：质量管理文件（××/ZL）、程序文件（××/××）、作业指导书（××/ZY）、记录表格（技术及检测）（检测：××/JC、质管：××/××、综合保障××/××）； （2） 计划性文件。包括：质量监督计划、质量控制计划、内部审核计划、管理评审计划、年度人员培训计划、设备和物资采购计划、实验室间比对和能力验证计划等计划性文件； （3） 技术性文件。包括：本公司制定的技术文件、管理制度，正式出版的或上级下发的有关法律法规、技术标准和技术规范、技术资料等； （4） 外来与检测、检验等出具数据工作有关的法规性文件，包括国内、外有关的卫生标准、质量标准或参考标准，以及执行卫生标准所需的相关检测方法、检测实施细则、计量检定规程、规范等； （5） 认证认可文件。包括：计量认证、资质认定、实验室认可等有关文件。 4.1.2 文件资料按其管理方式分为受控文件和非受控文件。 对于受控文件，应在其封皮上加盖受控章和受控号，非受控文件则无此要求。本公司内部文件(即（1）和（2）)是受控文件，外来文件(即（3）、（4）、（5）)是否受控由质量管理部识别。 4.2 受控文件编号方法 受控编号依次由公司名称代码、文件类型代码、文件序号和文件的批准实施年份组成，用数字和字母表示。“□□□□/□□-□□-□□□□”规则如下 4.2.1 公司名称代码：大写字母“××”即××技术检测有限公司的简称。 4.2.2文件类型代码：由两位字母组成，代表文件的类型，如质量管理文件“ZL”、程序文件“××”。 4.2.3 文件序号：由01、02、03、04、……两位数依次表示。 4.2.4 文件的批准实施年份：由文件批准实施的年份组成。 □□□□/□□-□□□-□□□□ 文件批准实施年份 文件批准实施年份 文件序号 文件序号 公司名称代码文件类型代码 公司名称代码 文件类型代码 编号示例： 20××年修订的管理评审程序，表示为：××/××-21-20×× 20××年修订的质量管理文件服务和供应品的采购，表示为：××/ZL-08-20×× 4.3 文件的编制 4.3.1质量体系文件由公司总经理策划领导，质量管理部组织编写。 4.3.2质量管理部制定受控文件编号方法，所有内部文件都具有唯一的编号。 4.4 文件的审批 4.4.1质量管理文件由公司质量负责人审核，公司总经理批准发布实施； 4.4.2程序文件、作业指导书由公司质量负责人组织编制和审核，公司技术负责人批准发布实施； 4.4.3报告和记录文件由部室技术负责人组织编制和审核，公司技术负责人批准发布实施。 4.5 文件接收、发放和回收 4.5.1本公司内部文件编写完成后由部门负责人送至质量管理部确认并给出编号，填写《文件发布/修改通知单》经审核批准后发布实施，记录在《受控文件一览表》上。 4.5.2所有外来文件须经质量管理部负责确认其是否为受控文件，受控文件登记在《受控文件一览表》上，行政文件由行政人事部存档、发放。 4.5.3 所有文件须由质量管理部负责发放和回收。 （1）受控文件发放时要加盖受控章和受控号，登记在《文件发放/回收记录》上并由文件领用人签名，另注明保管人，以便追溯。 （2）文件回收时由部门负责人将要回收的文件送至质量管理部处，登记在《受控文件发放/回收记录》上。 4.5.4 相关文件的发放原则。 （1）质量管理文件和程序文件发给公司总经理、副总经理、技术负责人、质量负责人、各部门负责人、监督员和内审员； （2）作业指导书和报告、记录文件发给技术负责人、授权签字人、相关部门负责人、监督员；认证、认可文件发给技术负责人和质量负责人； （3）操作执行人员应能方便得到相关作业指导书、技术标准、技术规范、技术资料和法规性文件。 4.5.5 如遇到受控文件破损严重影响使用时，文件持有人可以通过部门负责人向质量管理部申请领用新文件，同时须交回破损文件。新领文件受控号与原用文件受控 号必须相同，质量管理部负责将破损文