全面了解Ecel的自动填充功能.docxVIP

全面了解Excel 的自动填充功能 编者注:本文中所提及的图片均被略去 自动填充功能是 Office 系列产品的一大特色，而这在 Excel 中尤为重要。当表格中的行或列的部分数据形成了一个序列时（所谓序列，是指行或者列的数据有一个相同的变化趋势。例如:数字 2、4、6、8??，时间 1 月 1 日、2 月 1 日??等等），我们就可以使用Excel 提供的自动填充功能来快速填充数据。 了解自动填充功能 对于大多数序列，我们都可以使用自动填充功能来进行操作，在 Excel 中便是使用“填充句柄”来自动填充。所谓句柄，是位于当前活动单元格右下方的黑色方块（如图 1），你可以用鼠标拖动它进行自动填充。 如果在你的 Excel 工作表中没有显示图 1 中的填充句柄，那么可以执行“工具/选项”命令，在弹出的窗口中选择“编辑”标签，最后在编辑标签中选择“单元格拖放功能”复选框（如图 2）。 填充操作实例 上面，我们了解了自动填充功能，下面就来做几个练习。 操作练习一:1.在单元格 A1 中输入“问题 1 的答案”；2.将鼠标指向填充句柄，鼠标变成一个黑色的十字；3.按住鼠标左键，向下拖动鼠标到 A7 单元格， 释放鼠标。 执行结果如图 3 所示。 操作练习二:1.在单元格 A1 中输入“1 月 1 日”；2.执行练习一的 2、3 步骤。你会看到一个以日期递增的填充效果；3.仍然选择 A1 单元格，将鼠标指向填充句柄，按住鼠标右键，拖动填充句柄，到 D1 处释放鼠标；4.在弹出的选择菜单(图 4)中选择“以月填充”命令。 这个时候，你会看到从 A1 到 D1 分别填充的是“1 月 1 日、2 月 1 日??” （如图 5）。 在操作练习二中，我们尝试了如何使用它来填充月，其实还有另外一个方法可以实现此功能。 操作练习三:1.在单元格 A1 中输入“1 月 1 日”；2.在单元格 B1 中输入“2 月 1 日”；3.选定 A1～B1 单元格，使用鼠标拖动填充句柄，结果如图 5 所示。 其实，这个原理很简单，它使用了 Excel 的智能填充，首先 Excel 识别序列的规律，然后使用自己的功能来填充剩余的表格，如此而已。 填充复杂序列 上面我们使用的都是一些简单的自动填充功能，遇到复杂的数据，仅仅用鼠标拖动填充句柄是不可能完成填充的，这个时候，我们就要使用更复杂的填充功能。我们来看看使用复杂填充功能来填充一个等比数列“2、6、18、54、162” 的例子。 1.在单元格 A1 中输入“2”；2.用鼠标选择单元格 A1～A5（切记，不是使用拖动填充句柄来选择）；3.执行“编辑/填充/序列?”命令，出现序列对话框 （如图 6）；4.在序列对话框中设置“序列产生在”为“列”，“类型”为“等比序列”，“步长值”为“3”；5.单击“确定”按钮。 执行完上面的操作以后，你就会发现单元格区域 A1～A5 填充了等比数列“2、6、18、54、162”。当然，你也可以这样操作进行其它的设置而产生不同的复杂填充。 自定义填充功能 每个人都有自己的需要，所以 Excel 的自动填充就不可能满足每个人的要求，幸而，Excel 还提供了自定义填充功能，这样，我们就可以根据自己的需要来定义填充内容。 执行“工具/选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”标签； 在“自定义序列”标签界面（图 7）中，在“输入序列”编辑框中输入新的序列；3.单击“添加”按钮；4.单击“确定”按钮。 当然你也可以在已经制好的工作表中导入该序列。方法为:执行上面的 1、2 步骤，然后执行“导入”命令，或者点击“导入序列所在单元格”按钮，最后用鼠标进行选择就可以了。 同时填充多个工作表 有的时候，我们须要将自己做好的一种样式填充到多个表格中，那么就要进行下面的操作。我们以创建工作簿为例来进行说明。 创建一个新的工作表，在工作表的各个区域输入一些数字，或者使用前面讲述的填充功能来填充数据;2.选定前面的工作区域；3.按住“Ctrl”键，然后单击其他的工作表（多重选择其他工作表），在这里，我们选择“Sheet2”和“Sheet3”;4.执行“编辑/填充/至同组工作表?”命令，看到如图 8 的对话框； 5.在该对话框中选择要填充的方式，这里我们选择“全部”，然后单击“确定”。 执行完以上操作以后，工作表“Sheet1”的数据和格式就复制到“Sheet2” 和“Sheet3”了。从上面的操作来看，这里的多重填充其实也就是“复制”。 上面我们详细说明了 Excel 的自动填充功能，希望能对你的工作有所帮助。