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人力资源管理制度 人力资源管理制度 第 第 PAGE 10 页 共 11 页 员工档案管理制度（草拟） 一、目的 为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。 二、归档范围 员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 三、归档内容 （一）员工入职档案： 《远大集团招聘表》（附 1 寸彩照一张）； 个人简历、自荐信/推荐信；或职位申请表； 应试记录； 面试评估/录用审批表； 录用通知书； 员工入职登记表； 员工入职体检表； 个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复 印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件）； 原单位离职证明或失业证； 无劣迹证明（工人岗位） 劳动合同（签订审批单、合同原件、续签意见表）。 （二）培训档案： 培训合同、协议； 培训相关资料及获取证书原件。 （三）绩效管理档案： 将员工绩效考核相关的档案资料按绩效周期归整。 （四）员工异动档案： 试用期员工转正表； 任免文件； 内部调动审批流程表； 奖惩文件。 （五）员工离职档案： 辞职信； 员工离职审批表； 员工辞退审批表； 离职工作交接单； 劳动合同解除证明书。 （六）其他资料档案： 劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 四、档案管理员的职责 由人力资源部人事服务专员负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 五、档案管理相关规定 （一）基础管理 1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 2、新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息台账。 3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档， 应编号、制检索目录，文件按顺序打印编码，及时登录更 新维护。 4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，个人信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印 归档，原件当场查验。 5、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。 6、离职员工档案每月清查，离职人员人事档案的转递按人 事档案托管相关规定办理；离职员工档案保存二年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止）。 （二）档案的查阅 1、如因公需查阅档案，须填写情况说明，经部门负责人、人力资源部负责人、系统负责人审 批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、系统负责人、总裁批准后方可办理。 2、公司总裁、系统负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。 3、档案管理人员应做好查阅登记工作，建立查阅档案。 4、查阅档案注意事项： 严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； 不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经人力资源部负责人、系统负责人、总裁同意。 查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重， 予以惩罚。 原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时 须注意检查档案封口是否完整。 六、档案的销毁 （一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。 （二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写情况说明申报，经人力资部负责人、系统负责人、总裁审批后执行。 （三）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将经过批准和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》永久保存。 （四）在销毁公司员工档案资料时，必须由总裁或系统负责人指定专人监督销毁。 附件一 在职员工档案登记台账（格式） 部 门 部 门 档案编号 姓 名 入档内容 入档日期 登记人 附件二 离职员工档案登记台账（格式） 部门 部门 档案编号 姓 名 离职日期 登记人 文件名称【文件号】申请查阅日期 文件名称【文件号】 申请查阅日期 申请查阅原因： 申请人： 年 月 日 部门负责人意见： 签字： 年 月 日 人力资源部负责人意见： 签字： 年 月 日 分管负责人意见： 签字： 年 月 日  888 公司查阅员工档案审批表 总裁意见： 总裁意见： 签字： 年 月 日 附件四 员工档案查阅登记表（格式） 查阅日期 查阅日期 档案编号 文件名称 查阅 页数 查阅人 档案管理员 文件资料名称申请销毁日期 文件资料名称 申请销毁日期 申请销毁原因： 申请人： 年 月 日 人力资源部负责人意见： 签字： 年 月 日 分管负责人意见： 签字： 年 月 日  888 公司员工档案资料销