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...... 表格填写规教程 制作时间：2018年03月22日 ....c ...... 表单规填写 目录 ◆目的 ◆适用围 ◆职责 ◆过程要求 ....c ...... 目的： 1、规质量记录的表记、收集、编目、借阅、 归档、存贮和办理。 2、保证质量记录的有效性和完整性 3、提供产品质量可追想性，以证实产品与归档要求的吻合性以及质量体系运行的有效性。 适用围： 所有使用的点检，保养、查验记录以及报表表单。 职责： 1、质量部拟订质量记录管理程序，监察各部门记录管理状态，以保证质量活动的可追想性。 2、各部门文档管理员负责监察各职能部门的质量记录的使用、传达、归档和保留。 3、各部门负责人负责确定并策划本部门质量记录的产生、收集。使用与保留；审核质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。 ....c ...... 4、记录人员应保证记录的真实性、正确性和规性，并实时按规定程序传达。 5、文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保留，对采用计算机贮存的记录应予备份。 过程要求： 1、字体颜色 a）在正常填写表单时（含签名）仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。 b）在突显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。 2、日期格式 a）表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。 ....c ...... b）表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。 日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。比方：2013年11月3日应写为 3、签名、字符、吻合的格式 a）表单需要签名时，主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中午全称，易于鉴别。 b）表单填写的文字，数字，字母等，须工整易于鉴别。 c）表单需填写吻合（“√”“×”）时，必须按照表单的备注规定要求填写，吻合必须工整规，不可擅自填写和创造非规定的吻合。且必须填写在栏目居中处，不能超出表单格式框线。 ....c ...... 4、实测数据的填写 a）填写实测数据时要按表单备注要求精准到相应的小数点。 b）填写实测数据时要按表单备注要求确认是否需要填写数值单位。 c）实测数据超出规定的上下限时，需要按要求在指定位置注明原因及办理举措和时间。 d）实测判断结论要按表单备注填写，不可 随意填写“√”、“×”、“ok”、“/”等。 e）实测数据必须填写在栏目居中处，必须工 整规易于辨认，不能超出表单格式框线。 ....c ...... 5、清洁、洁净 a）表单已填好的信息不许涂改。确认笔误需要修正时，不许乱涂乱画，仅需在原信息上用蓝色笔划“—”，然后在旁边用蓝色吧填写正确信息并签名 b）表单整体要保持清洁、洁净，边缘不能 破坏，表单正面与背面空白不能乱涂乱画c）表单集在一起需要设置封面时，封面要 整洁、洁净，信息规清楚。 6、其他特殊要求说明 a）所有表单如需黏贴，悬挂，必须保持雅观整洁 b）当表单需要使用透明塑料套固定在机器设备或墙壁等上面展示时，塑封套背面如需贴双面胶或磁性贴的，则双面胶或磁性贴要呈现“=”字型，以A4纸为例，如 ....c ...... 需横向黏贴，则在长方形的两长边沿边缘平行帖“=”字型的双面胶或磁性贴。 c）当表单需要装订时，要预留好装订位置，防备因装订时打孔致使填写的信息受损。 d）打印表单时，要预调好打印格式，保证打印出的表单上的表格框线条要完整清晰。 e）打印表单时，要保证打印机保养完好，不会因卡纸致使表单起皱，或因漏黑粉致使表单脏污。 f）为保证填表人员认识该怎样正确填写表单，表单应在下发尽可能注明详细的填 写 参照要求 ....c ...... ....c