发挥办公室作用_提高企业效率.docx

PAGE PAGE 1 实现办公室“三高效”目标 提高企业效率 现代企业中，办公室工作正在发挥着越来越重要的作用，有效发挥办公 室作用，对提高企业各方面工作效率能起到积极作用。煤矿办公室是企业党 政工作的综合部门，担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等工 作，处于协调部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务 中心、参谋中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等职能，肩负 着落实领导决策，提高办事效率，树立企业形象等艰巨任务。办公室工作具 有“上面千条线，下面一根针”的特性，起着穿针引线的作用，必须以优质 高效为核心，才能促进企业整体工作效率的提高。 一、办公室工作应以“三高效”目标来促进企业效率提高 办公室是企业的“中枢”部门，“中枢”的畅通准确迅速对于企业整体工作效率高低，起着重要的作用。办公室工作千头万绪，归纳起来就是“办文、办会、办事”。要想有效发挥办公室作用，提高企业整体效率，“办文、办会、办事”必须做到“三高效”。 1、处理公文必须“高效”。 公文处理是办公室一项重要的日常工作。由于公文具有现实性和时限性的特性，这就要求处理公文必须及时、高效，收发文件的每一程序、环节都必须做到规范、迅速、畅达，不积压、停滞文件，以提高公文处理的质量和效率，最大限度的发挥公文在规定时限内解决现实问题、指导现实工作的作用。而拟办下行公文通常是对基层某项工作的规定、要求、通知等，办公室通常担负起草、校对的任务，必须做到严谨细致，不出差错，否则因为错字、 错数等问题，收回重印、耽误时间事小，而且有可能使收文单位错误领会精神，造成不可挽回的损失，并且影响发文机关的整体形象和公信力。 2、筹办会议必须“高效”。 会议是机关工作的一种重要方式，是解决问题的重要手段之一。通过会 议，能够宣传、贯彻、执行党和国家的方针政策，统一思想、协调工作、交 流经验、纠正偏差，有力的推动整体工作健康协调开展。一次会议召开的成 功与否、是否达到预期目的，筹办会议是关键。因此，办公室必须抓好会前 准备、会中组织、会后催办三个重要环节，提高筹办会议效率，保证会议质 量和工作落实。 3、办理日常事务必须“高效”。 煤矿企业办公室担负着机关、后勤及一线职工的吃、喝、拉、撒、睡及业务接待任务，灯不亮、水不流、电话不通、车子不转这些事看似小其实不小， 如果这些事没有办好或办的不及时，就可能影响机关甚至企业整体工作的正常运转，甚至引起混乱，因此，必须尽心尽力提高办事效率和服务质量，提供满意服务，有效发挥好后勤保障作用。 二、现有条件下，影响办公室工作效率的因素和问题 就笔者所了解的办公室工作来看，受传统体制和观念的影响，办公室工 作的效率尚未达到应有的程度。影响工作效率的因素和问题主要有以下两个 方面。 1、组织机构和人员配备还不尽合理。 在一些单位的办公室内部设置上，存在两个误区。一种是追求“麻雀虽小，五脏俱全”，考虑到上级单位办公室对口业务而相应设立专门机构人员，编制较大、人浮于事、推诿扯皮；一种是过度精简，不论业务量的多少，均合并到一个或几个人头上，造成责权不清、疲于应付、难以调动员工积极性。 例如，某单位在上世纪七、八十年代编制办公室内部机构，有打字员和档案管理员若干，在当时的落后办公条件下，文件草拟手写后，打字员录入、排版铅印、文件整理存档工作量巨大，配备相应人数是符合工作需要的。但随着信息化程度的提高和电脑网络知识的普及，绝大多数秘书人员已经习惯于电脑写作，信息存储也不再仅仅依赖于纸质媒介。精简部分机构和冗员对于提高企业整体效率来讲，是很有必要的。 2、管理和投入方面还有不足。 工作千头万绪，“杂、乱”的突发和临时性工作多，是办公室工作的特点之一，办公室必须有扎实的工作制度、明确的工作方向，讲究工作方法和工作艺术。既要做到心中有数，又要善于“弹钢琴”。而在一些单位的办公室， 由于缺乏完善的工作制度，协调不当就会出现“焦头烂额、疲于应付”的混乱局面，效率当然无从谈起。 信息化是当今时代的最大亮点。然而在一些单位，对信息化的投入和使 用仍显不足。如：电脑硬件投入不足，内部网络要么不建，要么建起来利用 效率低，电脑和网络作用远未得到有效发挥。 三、实现“三高效”目标应该具备的组织管理基础 “三高效”是对办公室作用发挥的总体要求。那么要实现这个目标，就 必须依靠扎实细致的管理和制度来规范约束办公室各项工作，才能使办公室 工作行动有方向、工作有方法、效率有提高。 1、要明确工作方向。 要善于从发展战略和全局的高度来思考工作，明确该抓什么、先抓什么、 重点抓什么。就煤矿办公室工作而言，应当紧紧围绕“安全、生产、经营” 中心，把握和领会党政不同时期的工作重点，充分发挥参谋助手的职能