第十二讲沟通.ppt

第十二讲 沟通 　　　　任何一个组织的运行离不开组织成员的分工与合作，离不开经常性判断自己行为的位置以便纠正，从而有效地达到组织既定的目标。组织成员的分工合作以及行为协调有赖于相互之间传递信息，并了解这些信息表达的意思。组织成员间若没有这种相互间的信息沟通，不但不能进行协调与合作，还会给组织运行造成障碍，甚至导致组织的失败。 一、人际沟通的定义 《美国主管人员训练协会》把沟通解释为：它是人们进行的思想或情况交流，以此取得彼此的了解、信任及良好的人际关系。纽曼和萨默则把沟通解释为：在两个或更多的人之间进行的在事实、思想、意见和情感等方面的交流。此外，沟通还被解释为用语言、书信、信 第一页，共三十七页。 　 号电讯进行的交往，是在组织成员之间取得共同的理解和认识的一种方法。 二、沟通的条件 虽然以上几种对沟通的解释不尽相同，但可以从中看出无论何种解释，沟通必须具备一定的的条件。假设有一条船在海上遇难。留下三位幸存者。这三个幸存者分别游到三个相隔很远的孤岛上。第一个人没有手机，他只有高声呼救，但在他周围两里以内都没有人。第二个人有手机但已受潮，他的家人虽接到了他的电话。却无法听清他的声音，发短信时又发现已无法使用手机。第三个人有一部完好的手机，他通过手机向外报告自己受难的情况和目前所处的方位，救援飞机收到其他部门转过来的呼救信号后迅速前往救他。 在上述事例中，虽然三个人都在呼救，都在向外联系，但由于各 第二页，共三十七页。 自联络的条件不同，效果截然不同。沟通是指信息从发送者到接受者的传递过程，上面三个人中，第一个人未能联络上接受者，第二个人虽进行了联络，但发出的信息不清，对方无法辨认，只有第三个人实现了沟通。由此可以看出，要进行沟通，就必须具备三个基本条件：有信息发送者和信息接受者；有信息内容；有传递信息的渠道或方法。 而要达到沟通的目的，通过沟通取得他人的理解与支持，则还要求满足以下条件： 1、发送者发出的信息应完整、准确； 2、接受者能接受到完整信息并能够正确理解这一信息： 3、接受者愿意以恰当的形式按传递过来的信息采取行动。 第三页，共三十七页。 三、人际沟通的作用 组织内人际沟通的作用，从根本上说是在组织内通过成员间的相互沟通，增进互相了解，有效判断自己现时的行为活动状况，从而进行行为协调，形成巨大合力，有效实现组织既定的目标。从这一根本作用上可看到，人际沟通实际上还起到如下效用： 1、创造一个和谐的氛围。 一个组织是否吸引人，组织的成员在其间是否乐得其所，甘愿为之奋斗，并不仅仅在于有一个宏伟诱人的愿景，还在于这个组织内是否具有一种和谐的人际氛围。人际关系的和谐尽管首先与组织成员的素质修养有很大关系，但没有良好的沟通渠道和沟通方式，组织内和谐的氛围也难以维持。中国古代管理思想的“和为贵”虽然有一点化敌为友的含义，但更多的则是告知人们，人际关系的和谐是组织有效率的关键，所谓“家和万事兴”也是这个意思。 第四页，共三十七页。 2、使行为协调。 组织的成员在各自的岗位上按照分工要求不变样、不偏离地工作，但组织的环境在变化，组织成员的思想、心理均在变化，因此，其行为就有可能发生一定变异。这种变异有的是很好的，符合岗位任务完成的高效率要求，有的则会给其他相关成员的工作造成障碍，更何况符合岗位任务完成的最好要求未必符合组织的整体配合性要求，行为协调的前提是组织成员知道自己干了什么，正在干什么，别人干了什么，正在干什么，大家应该如何合作，而这必须通过有效的人际间沟通才行。人际间的沟通可以使组织成员明白自己之所做和他人之所在，明白与目标的差异，从而调整各自的行为，进行大家的合作。 3、上行下达使管理有效率。 管理是一种以行政机制配置资源的方法，它对资源整合的效率表现在这种行政机制的有效性。在现实的组织中，行政机制的有效性取 第五页，共三十七页。 决于： (1)组织规模导致的管理层次的多寡； (2)信息沟通渠道的设置与运作的有效性。 管理层次愈多，组织内上行下达的命令、请示、反馈等信息的传递就愈需要经过多层次送达，且不说这样的送达过程会导致信息的失真，光层层传递就要耗费大量时间，进而组织运作行为迟钝，效率降低。 信息沟通需要渠道，没有渠道就没有办法进行沟通。因此，重要的是有没有沟通渠道以及这些渠道安置的有效性。当渠道不多而且还不够宽，甚至有障碍时，高层领导的指挥命令就难以迅速传至下级，而下级的行为偏差，上级也无法及时知道，这样就有可能使组织丧失机遇，发生偏差。 哈罗德·孔茨