档案管理制度.doc

档 案 管 理 制 度 山东和正工程管理咨询有限公司 关于工程造价咨询业务档案管理的有关规定 为加强公司档案管理，保证档案符合定额站的要求，满足上级部门的各项检查，规范本公司档案整理，依据《青岛市建设工程造价咨询档案管理规定》特制定本制度。 第一条 档案格式 1、所有档案中要有符合各工程服务类别的资料，详见附表2，但不限于表中内容。 2、正规档案封面和封底要求使用牛皮纸。 3、装订顺序按照定额站发布的档案实施细则附表顺序。 第二条 档案附件内容（详见《青岛市建设工程造价咨询档案管理规定》（2013））。 1、附表1中的所有事项都要填写，执业人必须具备对应专业执业资格且不超出范围，项目实施计划和安排要根据工程特点实际填写，工程实施过程中的重点、难点要总结填写。 2、 附表2中的资料要填写是否是原件，是否归还，归还文件要有对方的签收单。 3、 附表3中，原则上不允许空着，工程名称、委托单位、约定时间、各项指标等要填写，对确实无法填写项目要打“／”，此处的执业人也要满足专业及执业范围。 4、附表4中，需要甲方对已完成果文件给出实际评价，在对应项目前打“√”，单位名称位置盖红章，书写日期（这个很重要，定额站要求每个工程都必须有的，且盖红章）。 5、附表5中的归档期限按5年，本卷中几件几页按照附件7中的数量和页码来填写。归档号填写报告编号[2014]****号。 6、附件6中的立卷时间要在出报告一个月内，即在出报告一个月内整理上交档案。 7、附件7中卷内文件目录要填写文号、作者（单位名称）、内容、页号。 第三条 报告内容 1、报告中明确服务类型（招标控制价、预算编制、结算审核、决算编制、全过程控制、可行性研究报告、项目建议书等）。 2、编制依据中要描述是整个成果文件所用到的计价定额、取费规则、哪一年汇编、价目表、招标文件、施工图纸等资料一一对应。 3、说明事项中要列明工程的节点，材料品牌要求、做法等。 4、报告中要加盖执业人、技术负责人（高建华）、公司公章、执业资格章，且资格证上要签名和日期。 第四条 预结算书 1、预结算书封面上加盖公司执业印章、公司公章、各个专业（安装中管道、电气，市政工程中管道、道桥，绿化、装饰）的造价员或造价师，此处执业人要与附表3、报告中人员要一致。 2、预结算中取费要正确，社保费、排污费、甲供材料费是否要扣除，税金是否符合工程所在地要求。 3、清单中影响造价的项目特征要描述完整，组价要合理，同一单项工程有相同项目的综合单价要一致。 4、工程中的甲供材是否计入总价，要落实甲方。 5、议价材中同一种类材料价格要一致，且遵守一定规律（商砼）。 第五条 资料部分 1、所有档案中必须有客户满意度表（此项证明甲方对我们的评价）、签收单。 2、招标控制价必须有招标文件，且加盖公章，施工图纸、图纸答疑。 3、结算工程要用竣工图纸、施工合同、中标书、投标书、报审结算书、设计变更单、签证单、工程联系单、隐蔽验收资料、地勘报告等资料，详见附表。 4、工程开始前的勘探记录要归档。 5、成果文件（算量、福莱及报告）的电子版要刻盘贴在档案正面的内侧。 第六条 咨询合同 1、我公司目前为工程造价咨询乙级资质，服务的范围为5000千万元以下全国范围内的各类建设项目，超范围的项目应分别签订咨询合同。 2、服务类别为招标控制价、预算编制、结算审核、决算编制、全过程控制、可行性研究报告、项目建议书等项目。 3、服务时间为自接手对方工程资料到最终出示成果文件报告期间的工作时间。 4、双方签订咨询合同时，双方的公章、法人章或签字及签订日期要完整。 5、选择建设工程服务咨询业务范围，要与首页描述一致。 6、咨询收费中要明确收费依据（(1999）[73]号文消耗量计价方式，(2007)[205]为清单计价方式)。 7、收费明细分为甲方费用和施工方费用，且收费不低于标准收费的80%，并约定费用支付方式及时限，（此项尽量不要写在首页上）。 8、成果文件违约责任（此条款定额站要求必须有）。 第七条 本文件自2015年 1月 1日起开始执行。文发之前不符合以上规定的档案要求整改，于2015年2月6日之前整改完毕。 附件2 委托方提供资料清单（招标控制价） 序号 提 供 资 料 内 容 提报份数 原件（是、否 ）返回 备 注 原件 复印件 1 招标文件 2 施工图纸（备注各专业数量） 3 图纸答疑 4 地质勘察报告 备注：以上资料由委托方提供，并保证资料的真实性、合法性和完整性。 资料交接人： 日期： 附件2 委托方提供资料清单（结算审核） 序号 提 供 资 料 内 容 提报份数 原件（是、否 ）返回 备 注 原件 复印件 1 竣工图纸（备注各专业数量） 2 施工合同及补充协议