公司文档管理制度规定要求.docxVIP

公司文档管理制度 1目的 为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案平安性和保密性；规范公司文件、 档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理方法。 2格式的规范 公司文件、档案的格式包括：抬头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外 联系、内部行文按照统一的格式，一律要求打印后送发。公司设置专用服务器，将各 项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。 3档案区分 重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公存档室。由办公室将公司文件、档案 进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统 一，方便使用、存档、调阅。 4文档分类管理 公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个开展情况，二是便于查 找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 4.1行政类 ⑴ 公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件； ⑵机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及 不可随意复印的文件或传阅的文件等； ⑶公司的宣传材料、简介、刊物等；（4）公司人事档案，各项人事记录； ⑸行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。 4. 2技术类⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录； ⑵技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 4. 3商务类⑴ 非经营协议：公司之间合作、协作协议； ⑵经营合同： ①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；②商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过 程记录等； ⑶ 客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录 每一次活动及每一项合同执行情况。 （4）媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购 活动情况。 4.4工程文档从销售立项到完成全过程的工程正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。 5产品运营资料文档 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给 办公室保管。 5文档编号规那么⑴常规文件编号规那么： 公司名称缩写+文档类别头一个字母+具体类别+顺序号（3位）。 如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006⑵ 工程文档编号规那么： 工程编号+具体类别+顺序号（3位）如：XX工程沟通会议纪要一份XS-沟通会议纪要-01 ⑶公司运营管控文档编号规那么： 公司名称缩写十文档类别头一个字母+顺序号（3位）。 如：CJ_AM_RR_04, “CJ”代表公司；“AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代 表类别-规章制度；“04”代表顺序号具体科目分配如下： 科目名称 英语全称 代码 综合管理 Integrated Management IM 行政管理 Administrative Management AM 人力资源管理 Human Resource management HR 财务管理 Financial Management FM 工程管理 Project Management PM 2 销售管理 Sales Management SM 研发管理 Research and Development management RD 技术管理 Technical Management TM 售后管理 Customer Service management CS 其他 OThers OT 具体类别分配如下: 类别名称 英语全称 代码 规章制度 Rules and Regulations RR 工作流程 Work Flow WF 文档表格 Document Form DF 其他 OThers OT （4）公司所运行的质量管理体系、IS027001体系，其体系文档编号规那么遵循各自 的文档编码体系。 6文档管理 以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份）。对于合同、客 户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保存价值的文档，必须形成文书文档，所有 文档和资料、数据全部及时抄送给办公室，办公室分类后制作备份，建立内部管理数 据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。 两级管理 分为公司及部门两级管理。所有文档正本，由公司归档；各部门经常查用的文档 由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。 专人管理 文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制度。 文档管理人员（办公室）职责 ⑴负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理方法及管理细那么；整理、 编辑档案。 ⑵ 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定本部门管辖 范围文档的存档、管理方法及管理细那么，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续 档，索引的编制及保管，重要文档