基本建设档案管理实施细则.docVIP

— PAGE 12 — 第 PAGE 10 页，共 NUMPAGES 10 页 基本建设档案管理实施细则 第一章 总 则 第一条 为了做好我校基本建设档案（以下简称“基建档案”）的管理工作，充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建、扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《关于印发〈建设项目（工程）档案验收办法〉的通知》等法律、法规、规章，结合本校实际，特制订本实施细则。 第二条 基建档案是指在我校所属范围内，凡属基本建设管理和基本建设项目在勘测、规划、新建、扩建、改建和维修等工作活动中直接形成的，应归档保存的文字、图表及声像（包括照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘）等各种载体的文件材料。 第三条 基建档案是学校基本建设历史和现状的真实记录，是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建工作的依据，必须实行集中统一管理，确保基建档案完整、准确、系统、安全，有利于对基建档案的开发利用。 第四条 基建档案经费在基建经费中列支。 第二章 体制和责任 第五条 档案馆的任务如下： （一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作； （二）制订和完善本校基建档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况； （三）负责接收（征集）基建档案及有关资料； （四）开展基建档案的开放和利用工作； （六）派员协同基建处兼职档案员参加学校重大基建项目的竣工验收。 第六条 基建处、总务处必须有一名负责人分管基建档案工作，并配备与基建档案相适应的兼职档案员。 第七条 基建处分管档案工作负责人的职责： （一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订和健全有关管理制度，确保档案工作纳入本部门的工作计划和规划；纳入本部门议事日程；纳入各类人员的职责范围之中，并督促有关部门和人员执行； （二）听取本部门兼职档案员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题； （三）定期检查本部门的档案工作； （四）基建项目结束后，督促兼职档案员收齐基建档案，审查归档材料是否符合齐全、完整、系统、准确。 第八条 基建处兼职档案员的职责： （一）学习、宣传国家有关档案工作的法律、法规和规定； （二）参加学校基建项目的初步验收和竣工验收； （三）负责收集、积累、整理、鉴定、分类基建档案，见附件“某某学院基建档案归档范围和保管期限表”； （四）按规定组卷后向档案馆归档。 第九条 总务处分管档案工作的负责人职责： （一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订和健全有关管理制度，确保档案工作纳入本部门的工作计划和规划；纳入本部门议事日程；纳入各类人员的职责范围之中，并督促有关部门和人员执行； （二）听取本部门兼职档案员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题； （三）督促有关部门每年绘制全校（含各校区）水、电、气管道、通讯线路等地下管网分布图（竣工图），确保地下管网分布图的正确； （四）定期检查本部门的档案工作。 第十条 总务处兼职档案员的工作职责： （一）按“某某学院基建档案归档范围和保管期限表”（见“附件”中“JJ11 综合”）的要求收集、积累、整理本部门形成的文件材料； （二）按《某某学院档案案卷质量要求》（院档〔2016〕6号）文件立卷，并按期向档案馆移交。 第十一条 基建处对每项新建、扩建、改建以及维修的建设项目的档案资料（包括房屋及室外工程竣工图、地下构筑物及水、电、气、通讯等管网图和维修工程更改的文件材料），只要有工程结构发生变化，就必须按基建档案的要求，绘制新的竣工图或修改原竣工图。 第十二条 凡新建、扩建、改建以及维修工程的建设项目均由经办单位按照归档要求整理、立卷归档。 第三章 基建档案材料的形成 第十三条 基本建设项目的建设要与档案工作实行“三同步”管理，即：建设项目的立项与档案工作同步（在制订建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及管理人员岗位职责时，相应地提出对档案工作的要求）；建设项目的建设过程与档案工作同步（检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案的积累、整编、审定等工作的情况）；建设项目竣工验收与档案工作同步（竣工验收时，同时验收工程档案资料）。 第十四条 基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理。竣工时，由总承包单位向学校基建部门提交齐全、完整、准确、系统的基建档案材料。 第十五条 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交基建处汇总、整理。 第十六条 学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前，由基建后勤处负责联系摄影摄像，并归档。 第四章 归档要求 第十七