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师范学院学生档案管理办法 第一章总则 第一条为了进一步加强我校学生档案管理工作，做好学生档案材料的收集归档工作，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，维护档案的真实性、严肃性。依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部档案工作办法》的有关规定，结合我校实际，制定本办法。 　　第二条各学院学生档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料，并进行规范化管理,使之有效地为和社会选拔人才服务。 　第三条我校学生档案材料形成部门和管理部门，必须认真贯彻有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受有关法律、法规的保护和监督。 第二章收集范围 第四条毕业生归档材料主要内容 普通高等学校招生考生档案； 高等学校毕业生登记表(由教育部制订、XX省教育厅统印制)； 毕业生就业通知书； 入(团)材料，加入民主派材料； 奖学金登记表； 在校期间奖励、表彰等决定； 学生学籍表； 新生入学体检表和毕业体检表； 学生成绩档案表； 参与实习、社会实践活动材料； 毕业生自传; 本科毕业生申请授予学士学位审批表; 师范类毕业生教师资格认定申请表; 毕业论文评审表; 其他可供组织参考的有保存价值的材料。 第三章档案管理及职责 第五条学校各相关部门应建立健全学生档案材料归档制度，并认真贯彻执行。 第六条学生档案自入校至毕业离校期间由各学院专人具体负责管理，同时接受学生处、教务处、招生与就业指导中心的监督、指导。 第七条各学院在新生入学时要认真审核其档案内所有材料，审核合格后入档案室；对于档案材料不齐全的应要求其回生源地招生办补齐材料。 　　第八条各学院应掌握形成学生人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向学校有关部门收集新形成的学生人事档案材料。 　　第九条各学院要按照学校毕业生档案主管部门规定的时间将有关材料整理，为学生毕业时具备完整的毕业生档案打好基础。 第十条对于学生毕业后档案材料出现丢失等意外情况的，各学院应根据学生在校期间的记录，进行协调补办。 　　第十一条因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、就业等工作需要，可以查阅学生档案。校外单位因公需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、学校介绍信和有关身份证明，经档案管理部门负责人批准，可根据需要查阅部分或全部档案材料，档案管理员必须在场。 　　第十二条查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管校领导批准，方可拍摄复制，并做好登记记录。 第十三条学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须经主管校领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要严格审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日），借出档案不得擅自转借他人。 第四章归档要求 第十四条归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，由承办部门或个人署名，注明形成材料的时间。 　　第十五条归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。　　 第五章档案转递 第十六条根据大中专毕业生就业工作的有关政策规定，凡毕业时统办理就业报到证的毕业生，其档案由各学院在报到证规定的报到期限内，填写《机要文件交寄单》，通过机要邮寄至报到单位。 第十七条未办理就业报到证和申请档案留校的毕业生档案，在新学期开学后，由各学院档案管理员送交招生与就业指导中心，并办理毕业生档案转递相关手续。择业期内就业的毕业生办理就业报到手续后，由招生与就业指导中心将档案发往其就业单位，两年自主择业期满未落实就业单位的毕业生档案,转往其生源地。 第十八条档案材料的转递必须通过机要邮寄发，必要时可派专人送达，原则上不准自带。 　　第十九条转出毕业生档案时学校要再次审核，必须保证完整齐全，不得扣留材料或分批转出。 第六章监督管理 第二十条学校应加强对毕业生档案材料收集归档工作的监督和检查，建立定期档案检查制度，及时研究解决收集归档中的问题。 　　第二十一条学生档案要由专人负责。档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好学生档案材料的收集归档工作。 　　第二十二条学校要逐步加强学生档案管理工作的硬件设施建设，建立符合标准的档案存放环境，做好学生档案的防火、防盗、防潮工作，保证学生档案安全。 　　第二十三条对违反本规定，涂改、伪造学生档案材料的要追究责任，严肃查处。