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师范学院院系级教学档案管理办法 为了加强各院系的教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学改和教学评估等各项工作中的作用，在《XX师范学院教学管理档案暂行规定》的基础上，特制定本办法。 一、教学档案管理的基本要求 1.凡是在教学活动、教学管理和教学研究等工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属教学档案归档范围。 2.教学档案实行学校、院系两级管理：凡是在本校教学工作中形成的、对学校工作有永久或长期保存价值的教学档案，一律移交档案馆保存（一级教学档案管理）；凡是各教学单位在教学工作中形成的、仅对各院系工作有保存价值或不需长久保存的教学档案，由各院系负责收集、整理、保存并提供利用（二级教学档案管理）。 3.对一级教学档案的管理，应按照《XX师范学院教学管理档案暂行规定》的要求，进行收集、整理，并定期向校档案馆移交。本办法主要是针对二级教学档案管理制定的规范。 4.各院系主管教学工作的副院长（副主任）负责本单位教学档案管理的监督、检查工作，教学秘书具体负责本单位教学文件材料的形成积累工作。 5.各院系应进一步增强资料归档意识，将教学档案工作落实到日常教学管理中，在布置、检查、总结、考核教学工作的同时，注意教学档案的形成、积累、归档。 二、教学档案的形成与积累 1.各院系的教学秘书要在工作中随时收集和积累教学文件材料，分类存放，将一级教学档案定期移交档案馆立卷归档，并整理、保管好本单位的二级教学档案。 2.教学文件材料一般归档一份，重要的一级管理教学文件材料，各院系可根据实际情况保留两份，一份由校档案馆保存，一份由各院系自存，以便日后查找。 3.归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。 4.各院系教学秘书工作变动时，应及时做好教学档案的交接工作。 三、教学档案的整理 1.院系教学档案以教学文件为单位组成有序的体系，包括分类、排列、编目等，然后采用盒（袋）装的方法进行管理，以便于文件随时存取。 2.根据教学文件的形成规律，原则上相同内容的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料较多时，可分别组成若干盒（袋）；也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少的文件合成一盒（袋）。 3.归档的教学文件材料一般均为A4纸；对非标准规格的文件（如试卷）应专柜保管，但需填写与其他教学文件相一致的盒（袋）编号。 4.属专项档案的文件，已归入其他类档案的，应在相关的盒（袋）内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。 5.凡计算机打印纸质教学文件，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。 四、教学档案分类目录及说明 1.教学档案按三级进行分类编目。一级类目为基本框架，按学校统规定执行。根据学科、专业及院系特点，二级、三级类目可增加或作适当调整（所附目录中二级、三级类目均设“其他”，即为各单位留置调整余地）。 2.教学档案分类编号方法 院系教学档案编号为7位，采用四层次隶属编号方法。第一层为一级类目标识，用三个简称字母表示；第二层、第三层分别为二级、三级类目代号，分别用两位阿拉伯数字标识；第四层为盒号，用三位阿拉伯数字标识。（具体参见《XX师范学院院系级教学档案分类目录》） 例：JXS01011-N 盒号流水号（三位数） 三级类目流水号（二位数） 二级类目流水号（二位数） 一级类目代号 各院系须按此分类目录对教学文档进行规范和完善，对暂时没有教学活动支撑类目的删除或调整要慎重。 以上办法及所附《XX师范学院院系教学档案分类目录》，自2007年3月起执行。 附件 XX师范学院院系教学档案分类目录 分类号 教学档案分类目录 保管年限 JXS（一级类目） 师资队伍建设 JXS01（二级类目） 师资队伍建设规划及相关文件材料 （长期保留） JXS02（二级类目） 师资队伍信息汇总表（按年统计） （长期保留） JXS03（二级类目） 重点学科梯队建设相关材料 （长期保留） JXS04（二级类目） 青年教师培养方案及实施办法（含导师制） （长期保留） JXS05（二级类目） 、省、校各级人才培养工程培养对象有关材料 （长期保留） JXS06（二级类目） 校级各类教学评奖和教学竞赛申报、评审材料及证书复印件 （长期保留） JXS07（二级类目） 校级以上各类教学评奖申报、评审材料及证书复印件 （长期保留） JXS08（二级类目） 教书育人、为人师表获奖典型材料汇总 （长期保留） JXS09（二级类目） 院系教风建设相关材料 （长期保留） JXS10（二级类目） 教师科研情况汇总（项目立项任务书、成果获奖证书复印件及重要成果原件或复印件） （长期保留） JXS11（二级类目） 教师教学业务档案（含历年教学任务记录和教学工作总结、教学质量考核、教学类奖惩材料、教学综合考核、进修提高、职务职称变动、任教