理工大学基建档案归档管理办法.pdf

理工大学基建档案归档管理办法 为了做好学校基建档案归档工作，确保基建档案的完整、准 确、系统和有效利用，规范建设、勘察设计、施工、监理单位档案 工作职责，根据《档案法》《重大建设项目文件归档要求与档案整 理规范》及《高等学校档案工作规范》，制定本办法。 第一章总则 第一条基建档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、 设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的，经档案部门鉴定并归 档的文字、图表、声像等形式的全部文件。 第二条学校基建档案必须实行集中统管理原则。 任何单位或者个人不得将基建项目文件据为己有或者拒绝归 档。 第三条学校基建处、国有资产管理处、后勤管理处等有关部门 应有一位负责人分管档案工作，配备相应的专（兼）职档案员，做 好基建文件的形成、积累和归档。要将基建档案纳入工作计划、管 理制度和相关人员职责范围，实现基建档案与基建工程建设同步管 理。 第四条学校档案馆（以下简称档案馆）负责学校全部基建档案 的接收、保管和利用。 第二章归档责任 第五条基建档案建档工作要与项目建设进程同步。基建工程一 开始，在布置工作计划的同时就要落实有关人员，及时进行应归档 文件材料的积累和审查。 第六条基建档案归档工作实行分工负责制。基建处负责综合管 理性文件以及新建项目文件材料的收集整理，并对项目承包单位的 归档工作予以组织和协调。国资处、后勤管理处等部门负责各自组 1 织的对原有房屋或地上地下管线改变、维修中形成的文件材料的收 集整理。凡需归档的基建文件材料，必须按时移交本部门兼职档案 员统归档，任何个人不得据为己有（必要时可留存复制件）。 第七条竣工档案文件是基建工程的实际反映，必须确保其真 实、准确、完整。基建项目施工及调试完成后，由施工单位负责编 制竣工文件，监理单位负责审核。所有竣工图必须加盖竣工图章， 内容填写应齐全、清楚，有关责任人分别签名，不得代签。 第八条凡需归档的基建文件材料格式应统，纸质优良，字迹工 整、耐久，图像清晰。一般材料只需归档一份，对重要的且经常使 用的竣工图应归档两套，其中一套封存，另一套借阅使用。 第九条移交档案馆的项目文件，原则上必须是原件。 对于只有一个原件，且须移交城建档案馆的，则由建设单位进 行复制，并加盖“原件在城建档案馆”的印章后归档。 第三章归档程序 第十条基建项目的设计、施工、监理单位在各自项目完成时应 当主动向基建管理部门移交经过整理的项目全部文件。 移交项目文件具体时间，可视项目情况在合同、协议中确定。 第十一条应当归档的基建项目文件，必须由项目负责部门（基 建处、国资处、后勤处）负责人审核签字，没有签字的基建项目文 件不得归档。 第十二条基建档案实行验收制度。 基建档案验收，由基建项目负责部门提出，会同档案馆共同进 行。对验收不合格的，档案馆有权责令相关部门在规定时间内进行 增补。 验收合格后应填写《XX理工大学基本建设工程竣工档案移交 书》。 第十三条学校实行基建档案验收合格后支付工程结算款制度。 2 学校财务处在同时具备竣工验收报告、审计决定书、档案移交 书及其它必备手续后，方可支付工程予留的结算款。 因过错造成工程款结算失误的，应当由有过错的当事人承担相 关责任。 第十四条基建项目竣工验收合格、学校审计结束、校长办公会 决议后四个月内，由基建项目负责单位向档案馆移交经过整理成套 的基建项目全部文件。 第十五条档案馆应对基建部门移交的基建项目文件的完整性、 准确性、系统性进行鉴定。对不符合要求的，可送请基建部门予以 补充。 第四章归档范围 第十六条不变更原设计方案、合同执行标底较小、不影响再次 施工的基建维修、装修项目文件，作为资料由基建处妥善保管，可 不予归档。