信息系统工程建设的组织协调培训课件.pptVIP

监理会议 1、一般组织原则 会议是把项目有关各方的负责人或联系人团结在一起的重要机制。会议不仅可以使得项目建设有关信息全方位地畅通与流转，而且提供了某种程度上的社会联系，它将有助于提醒出席会议的人认识到“每一个人都是项目团队的一员”。 （1）会议成功的关键 举行会议成功的关键原则是：确保每个人到场、议程和领导。为了保证每个人都出席，要把会议作为每个人日程的固定项目。如果没有讨论的议题就取消会议。开好会议要把议程的项目保持在所需的最低数量，以确保每一个人都掌握最重要的事件、议题和问题的最新动向。作为会议的组织者，要确保在概括会议议程时尽可能地精炼，没有必要的长会效果将适得其反。领导的与会作用是保证会议的结果得到落实的重要保证。 第三十页，共五十二页。 （2）确保会议成功的措施 召集或主持会议可以采取多种措施以确保会议有效。具体的措施包括有： ●会前的准备措施： 确定会议目的。该会议是为了交流信息、计划、收集情况或意见、制定决策、说服或宣扬、解决问题，还是为了评估项目进展情况； 确定谁需要参加会议，说明会议目的。参加会议的人数应是能达到会议目的的最少人数； 事先将会议议程表分发给参加会议者。议程表包括：会议目的；包括的主题（应按重要性大小列出）； 每个主题事件的分配及谁将负责该主题、发言或主持讨论。议程表应附有参与者在会前需要评审的文件和资料。 ●会议过程把握的原则： 按时开