物业公司文件资料管理程序.docxVIP

1.目的 规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。2.范围 适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。 3、定义 部门/岗位 工作职责 频次/时间 总经理 审批公司红头文件，必要时对各管理处/ 部门收到的外来公文提出处理意见。 1 个工作日 分管负责人 必要时对分管管理处、部门收到的外来公 部门/岗位 工作职责 频次/时间 总经理 审批公司红头文件，必要时对各管理处/ 部门收到的外来公文提出处理意见。 1 个工作日 分管负责人 必要时对分管管理处、部门收到的外来公 文提出处理意见。 1 个工作日 管理处/部门负责人 审批以本管理处/部门名义发布的文件。对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。 及时 经办人员 编制需发布的文件、办理文件规定的相关 事项。 及时 文件管理员 文件的管理、控制。 及时 办公室 负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制 及时 方法及过程控制 文件的分类 行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。 业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。 其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。 外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。 文件的编码及格式 公司级行政文件编号方法为：物总字【年度】序号，序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下： 红色文件头 编号（小四宋体） 文件名称（小二号黑体、加粗） 文件内容（小四号宋体） 签署人（四号宋体） （小四号宋体） 天津万科物业管理有限公司 （小四号宋体，中文数字） 二○○五年六月七日 部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。部门/管理处简称如：办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青，如增加新部门/管理处，由品质管理部确定部门简称。格式为： 物业公司文件（小三号黑体、加粗） 文件编号（四号黑体） 文件名称（小二号黑体、加粗） 文件内容（小四号宋体） （小四号宋体） 天津万科物业管理有限公司 （ 小 四 号 宋 体 ） 部 门 / 管 理 处 名 称 （ 小 四 号 宋 体 ） 签 名 ： （小四号宋体，中文数字） 二○○五年七月十五日 注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。 业务文件格式 组织架构和职务说明书 XXXXX 组织架构/职务说明书（三号黑体、加粗） 部门/管理处简称—年度—编号（每年从 01 开始）（小四黑体） 文件内容（宋体） 编 制 ： 审 核 ： 审 批 ： （ 宋 体 ） 年 月 日 年 月 日 年 月 日 （ 宋 体 ） 各类管理制度 文件表头样式 ***（管理处/部门名称）管理制度 编号 TJVKWY（部门简称）-XXX 名称 版本 A/0 第 页 共 页 编制 更改 审核 批准 生效期 年 月 日 管理处/部门可根据需要将管理制度分为“顾客关系”、“环境”、 “职能”、 “安全”、“工程”等类别，并通过文件编号予以区分，如：花园新城“客户关系”类文件编号为“TJVKWY（新城）- KXX（XX：为序号，从 01 开始）”。 版本控制：按体系文件控制方法执行。 文件的发布 所有文件均需经过审批后方可发布。通过宣传栏向顾客公布的信息须保存审批记录。 重要文件送达开发商、业主/业主委员会及相关业务单位时，须请对方在 《文件发放签收表》签收，并保存签收记录。 文件的更改 文件如需更改，须由原文件拟定部门进行更改并按文件原审批程序重新报批。 外来文件的处理 当管理处收到外来公文需处理时，填写《文件处理表》，由管理处负责人 提出处理意见，同时抄送办公室、品质管理部，必要时报相关职能部门提出处理意见后进行处理，处理完后由文件管理员负责存档。 收到外来标准/法规时，按《质量记录及文档管理程序》处理。 文件的存档 按照《质量记录及文档管理程序》执行。 电子文档的管理 按照《质量记录及文档管理程序》执行。 文件的保密 公司需严格保密的文件包括：总经理办公会议纪要、公司经营战略