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档案管理及数字化管理建设探究 摘 要：档案能够有效地记录人类历史的发展，既能够见证当前文明世界的不断进步，又能够体现人类自身的演变和发展，在人类历史长河演变过程中档案以其严密性和广泛性受到人们的青睐。进入新世纪尤其是近十年以来，随着信息化、大数据、云计算等新技术的不断涌现，电子化、信息化、数据化已经成为未来文件管理的发展趋势，相应的档案管理的数字化也成了未来档案管理的必由之路。正如当前大多数学科研究和传统产业的发展状况，传统的档案管理也处于自我革新的拐点，要实现传统档案向数字化档案管理的转型，就需要关注安全性、便捷性、功能利用等一系列问题，集中优势力量针对数字化档案管理进行深入研究，制定相应的政策，完善管理体系，从而全面优化数字化档案管理。 关键词：档案管理;数字化管理;数字化档案管理 引言： 当前随着数字化、信息化浪潮的到来，数字化档案管理的建设与发展已经成为档案管理发展大势所趋，学术界针对相关内容也开始实施相应的研究，笔者从档案工作实务出发，结合当前档案管理的制度落实情况，分析当前档案管理的主要任务，结合档案管理发展的趋势和各级相关管理部门日常工作要求，针对建立完善的档案管理体系，提出自己的思路和看法，希望以此提升数字化档案管理的效率和质量。 一、数字化档案包含的主要内容和基本管理模式 数字化档案本身是以当前的信息技术为支撑，利用存储于电磁相关设备上以0和1的二进制组合形成编码而存在于电子计算机中的信息传递内容，区别于实体化的纸质记录，数字化的档案记录更加节省空间，读取与输入结合电子计算机以及多媒体技术的支持，可以实现方便快捷的存储和阅读。当前在学术研究领域数字化档案管理还没有占据主导地位，但是在学术论文写作、资料收集、政府相关的实践活动中，数字化信息化的利用已经较为常见。数字化档案管理主要强调两个方面，一方面就是强调了当前这种档案是以数据的形式而存在，另一方面则是强调当前的数字化档案是以电磁作为存储的介质，以0和1的二进制编码形成的数据处理，区别于纸质的档案存储模式，主要体现在需要依赖于电子计算机以及多媒体技术设备进行输入和存储。 一般情况下，需要进行管理的数字化档案的信息主要源于两方面：一方面是生产或者管理生活中直接产生的，需要进行记录的相关数据和信息，将这些具备一定现实意义和保存价值的信息通过计算机网络形成电子文件进行存储;另一方面，则是要在电子档案中直接建立一个相关的档案体系，之后将相关的档案资料或者文本文件融入到这个档案系统之后，并转化为数字化档案的形式进行信息的存储〔1〕。 在数字化档案管理的发展过程中，集中化管理是一种较为常用的手段，通过集中管理能够促使数字化档案管理有一个较为明确的领导核心，以核心为主针对档案内容进行集中控制，不仅能够保障数字化檔案的来源较为清晰、明确，还能保障在后续的数字化档案存储过程中相关的内容长期有效，数字化档案管理过程中采用集中管理的模式已经是当前不少国家以及企业认可的、针对电子化、数字化环境发展的档案管理模式。 集中化管理的概念本身就来源于管理学的相关内容，其主要的立足点就在于信息需要制定较为统一的管理制度，采取统一的管理模式进行管理，能够有效提升数字化档案管理的效率以及质量，完善管理监控机制，实现各部门之间档案资源的共享。 在传统的档案管理过程中已经证明了集中化管理模式的优越之处，在建国初期国家不少档案管理机构都在实施集中化的管理模式，以标准化的档案管理为主，优化档案管理模式，发展档案管理的体系和机制，调整档案管理的分项工作，促使档案管理以及领导工作更加灵活，体系更加完整且具有相应的规章制度，优化了档案管理的人力资源配置，有效推动了传统档案管理的发展，同时也为当前数字化档案管理奠定了进一步转化的基础。结合管理学中的管理模式，在传统档案管理的基础上实施更加完善的档案管理机制，针对数字化档案进行标准化管理，采取规范式的填报、整理、归档、检索、存储和使用，确保数字化档案能够获得长效且安全的保存，同时这种管理模式也能够提升数字化档案管理的真实性和有效性。档案是知识和历史的传承，需要有针对性地收集以及管理，集中化管理能够在方法不断优化的基础上完善管理制度，从而提升档案保管的有效性。 由于档案管理的发展是循序渐进的，数字化档案管理也是未来档案管理的发展趋势，作为社会不可再生的历史信息资源，档案的收集、保存和管理都是需要有针对性的执行的，在此基础上形成完善的管理体系，才能有效提升集中化数字化档案管理的效率与质量〔2〕。 二、数字化档案管理现阶段存在的不足 （一）数字化档案管理制度的设计不合理 当前数字化信息数据正在急速普及，这促使数字化档案管理逐步进入飞速发展的时段，相关管理制度的制定工作必须紧紧跟随信息化发展的步伐，但实际情况是当前管理制度的设计仍旧处于初级阶段，人们对于数字化档案管理只是有