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文书管理制度 一、为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高管理工作效率, 特制定本制度。 二、所谓“文书”是指业务工作上往来的公文、报告、会议决议、 规定、合同书、协议书、注册登记文书及各种帐本、票据、凭证、各 种明细表、各种规定与计划等一切业务用书与公文。 三、全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 四、必须按照公司保密制度严格保守文书的机密。 五、文书按以下要点处置或办理： 1、凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一 律以“文书”的形式进行。 2、所有文书必须当日以内“准确”与“迅速”的处置。 3、即使在紧急状态下以口头或 、开会形式处置的事项，事 后也必须以文书的形式记录下来。 六、办公室为文书处理的管理机构，文书的收发、领取与寄送原 那么上由办公室指定专人负责，统一办理。 七、文书按机密程度分为以下几类： 1、绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。 2、秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透 漏的文书。 3、保密。指不宜向公司以外的人员透漏内容的文书。 4、普通。指非机密文书。 5、其它文书。如公开发行的书籍、杂志、报纸、以及调查资料 类的印刷品等。 八、收发 到达公司的文书，按以下原那么处置或发送： 1、普通文书由办公室专人及时开封或开启，并在文书登记薄上 作好登记，注明收发日期、发文单位、事由、份数及接受人等，不得 漏登。 2、履行完文书收送登记手续后，根据来文内容，一般情况1小 时内分送有关领导和有关部门签字妥收，特殊情况，不得超过一天。 3、绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事人 开封与处置。 4、分送各部门的文书假设有过失，必须立即退回办公室。 九、文书处理手续 领取文书的部门，按以下规定及时予以处理： 1、凡重要事项或者异常事项，应立即向所在部门负责人做出报 告，并逐级向上请示，等候并按照上级指示处理文书中涉及到的有关 事项。 2、如果文书中涉及到的事项与其他部门有关，必须在与其他部 门取得联系达成一致意见后再行事。 3、在具体处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且 其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方 的同意。 4、如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面 主持，或是处理意见存在分歧时，可上报或请示上级领导裁决。 十、对送领导批示或者有关部门办理的文书，办公室要在一天内 负责催办、查办，防止文书的处理延退或停顿，必要时要求限期办理。 十一、制作程序 1、制作文书严格按照归口办理的原那么执行。 2、发文承办部门根据领导要求和工作需要拟好文件初稿后，到 办公室领取发文卡，准确签写各项要求。 3、文中事项涉及其它部门的，应将文件初稿逐一送发有关部门 会稿。 4、会稿后送办公室核稿人核稿，最后报公司领导签发。 十二、文书制作要领 1、必须简明扼要，一事一议。 2、语言措辞力求准确规范。 3、稿面整洁，无涂改现象，个别地方更正应一律使用更正符号。 4、会签部门须认真阅读原稿，根据分工把好专业技术关，并分 别签字。 5、办公室核稿人根据公司规定及有关政策把好政策文字关，对 内容不妥，格式不符的文稿，有权返回拟稿部门。 6、上报、下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。 十三、一些需要邮寄或专人递交的文书，按以下要点进行发送, 必要时还须给办公室以回复或回执。 1、文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件 人姓名，并且注明“快递”、“邮寄”或“转交”等字样。 2、公司内部文书原那么上不作封缄。 十四、各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”上做 好登记，以备以后查询。 十五、文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结 的文书，另一类是可以归档的文书。 十六、全部完结的文书，分别按所属部门，文件机密程度，整理 编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存薄”上做好登记, 归档保存。 十七、制度规定、不动产权利书、合同书，公文等特别重要的文 书，由办公室填写“重要文书目录”后，予以保存。 十八、文书的保存年限如下： 1、永久保存文书，包括章程、股东会议记录、重要的制度性规 定；重要的协议书，登记注册文书；重要的诉讼关系书；重要的政府 批件和许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。 2、保存十年文书，包括人事任命文书，奖金工资与津贴有关文 书，财务会计帐薄，传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要 文书。 3、保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。 4、保存一年文书，指无关紧要或临时性文书。 十九、全部重要的机密文书，一律存入保险柜或带锁的文件柜中。 二十、保存期满以及没必要继续保存的，以公司领导决定，填写 废除理由和日期之后，予以销毁。