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应用精细化理论 加强公文管理建设 应用精细化理论加强公文管理建设 　　【摘要】精细化理论被运用在越来越多的行业和领域中。本文分析了公文管理所涉及的范围及问题，提出了构建精细化公文管理体系的对策，探讨了精细化理论在公文管理建设中取得的成效。 　　【关键词】精细化;公文;管理 　　公文是企事业单位各项工作及活动重要的信息载体，同时也是处理各项事务的重要形式和手段。公文管理的水平，体现了企事业单位的管理水平。在数字化、网络化、信息化时代的新形势下，对公文管理提出了更高的要求。结合公文管理涉及的范围及问题，探索构建精细化公文管理体系的对策，是各个行业和领域管理工作中一项值得探讨和研究的课题。 　　一、公文管理涉及的范围及问题 　　（一）公文处理过程中的管理及问题。公文处理过程包括收文、发文、传阅及归档等具体事项，整个公文处理的过程就是对行业信息、行政信息处理加工的过程，各个行业及领域管理职能的实现，都依赖于信息及对信息的处理。现阶段公文处理在各个环节均存在不同程度的问题，比如收文分类登记不清晰、传阅效率低、各个部门对接不及时不完善、发文文种使用不当或格式不规范、归档交接滞后材料不全等，这些问题导致收文后续工作不便，公文积压、公文丢失、归档错误等情况时有发生，直接影响了单位的工作效率，进而影响了企事业单位发展的势头。 　　（二）电子公文的管理。随着数字化、网络化、信息化时代的发展，电子政务被越来越多地应用到各行各业和各个领域当中。电子公文作为电子政务的一项重要内容，电子公文管理如何，对电子政务建设与发展具有举足轻重的影响。现阶段电子公文的管理面临一些问题，如何保证电子公文归档的原始性、如何对电子公文进行归档、如何规范电子文件的管理都是亟待解决的问题。 　　（三）保密公文的管理。保密公文的管理，关系到党和国家的秘密安全，关系到各个行业及领域各项事业和工作的顺利进行。随着我国改革开放的深入和发展步伐的加快，信息化进程发生重大变化，公文保密工作面临新的困难和挑战。首先，由于各个单位、各个行业不同领域的特殊性，保密意识参差不齐。有的单位属于军工涉密企业，百分之八九十的业务属于涉密业务，员工的保密意识已建立在平时的日常工作中。但有的单位业务不涉密，一年到头可能只会收到不过10份涉密文件，容易出現“无密可保”的认识误区。其次，各行业领域的保密制度及制度的落实有差距。现有很多单位公文保密制度已经建立并完善了几十年，现在已经有一套行之有效的管控办法，但仍有很大一部分单位由于涉密事项少或近期才开始有涉密事项，故还没有建立起完整、系统的公文保密制度。再次，公文管理人员队伍素质有差异，党政机关设有专职公文管理人员，经过规范化培训和高频率的工作实操经验;而企业或者事业单位的公文管理人员大多为兼职人员，具有很大的流动性，不利于队伍素质的提高。 　　二、构建精细化公文管理的对策 　　（一）加强制度建设。制度是一切工作的准绳和落脚点，在我国，各行业领域的公文管理都要依据《党政机关公文处理工作条例》来进行。制度需重视细节，按照各单位的实际情况还可制定公文相关的实施细则、实施办法等作为补充制度，如各单位（机关）公文处理办法、涉密公文管理实施细则、公文归档实施办法、电子公文处理办法等。为了确保制度的有效落实，进一步提高办文质量，完善公文管理水平，提高工作效率，制度的制定需要具备可操作性、时代性、科学性等特点，在符合新形势新要求的基础上，要便于操作、提高工作效率，同时还要考虑整体进行合理规划统筹。另外，还要明确公文管理各个环节的范围和职责，如明确公文的起草由发文部门负责，公文的核稿、回退、签发、发文、查询等环节由党政办公室负责。再次，可以考虑公文管理与绩效挂钩，确保公文管理有积极性、约束性，确保公文管理落到实处。 　　（二）加强公文管理人员队伍建设。制度是管理的关键，但制度要明确到具体的执行者。因此，在具体工作中，要强化公文管理人员的责任意识，努力提升处理事务的能力，提高办事成效。可以通过定期培训、建设办公室文化等方式，在学习、分享工作心得体会的过程中，提高公文管理人员整体素质，使公文管理过程能够在按程序办理的基础上提高效率。如定期参与各省份文秘协会举办的公文写作管理培训班，每月召开工作总结研讨会，在办公室中设置文化墙，在新的氛围和工作学习环境下，树立新观念，掌握新规范，提高新时代的公文管理质量及水平。 　　（三）加强公文办公自动化系统建设。精细化管理在国内企业管理工作中已初见端倪，其中一项表现是一些大中企业已建立或者正在建立管理信息系统。办公自动化中公文管理是一个重要的板块，随着政府对精简办文办会的倡导，应用办公自动化系统进行公文管理可有效地提高效率、节约成本、提高管理水平和资