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做好档案现代化管理研究 　　【摘要】档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势，随着计算机办公的普及，信息化从理论方式、技术手段深刻影响着档案管理现代化的进程，我们要正视这种发展与变化，力求准确掌握新时期档案管理现代化的新趋势和新要求。 　　【关键词】档案管理;管理制度;现代化 　　一、提高档案管理人员的素质，增强档案管理意识 　　《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。随着社会的进步，经济的发展，档案业务也在不断地更新和拓展。 　　主要表现为较高的政治素质，档案管理人员应了解和掌握党的路线、方针、政策，熟悉企业档案工作相关的法律、法规和各种规章制度，具有坚定正确的政治方向;高尚的职业道德，档案工作是一项服务性劳动，是档案工作的突出特点，管理人员应树立全心全意服务的思想，爱岗敬业，勤勤恳恳，不计名利;严谨的工作作风，对每卷档案，从整体到细微，都要尊重科学，尊重客观，做到精益求精，严谨务实;过硬的业务技能，除了要掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、计算机等相关学科知识，从而保证档案管理水平的提高。 　　二、健全管理制度，建立一体化的管理新模式 　　健全档案管理制度十分重要，如建立收集制度、保管利用制度、制度保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入学校岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使全体员工积极主动归档配合档案部门工作的同时，建立档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整。在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依。 　　三、多渠道及时收集材料，加强档案利用反馈信息的管理 　　档案管理的终极目的就是利用，应发挥它潜在的经济效益和社会效益，因此要多渠道、多途径地开发档案信息资源，及时地收集信息材料，防止当事人丢失或遗忘，使档案提高单位管理水平和开发利用档案信息服务。并且要收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈情况，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率，及时调整档案管理工作。 　　四、实现新形势下档案管理现代化，工作标准化 　　在市场经济体制下的档案管理必须现代化，档案管理现代化的内容包括档案工作技术的现代化、组织与管理的现代化、管理方式的现代化。档案管理现代化的重要环节在于档案管理工作的法治化、档案管理观念的现代化、档案管理方法的科学化和档案管理技术的自动化。 　　工作技术的现代化，主要指档案的记录、存储、整理、加工、查找、交流、傳递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可以进行档案鉴定工作。组织与管理的现代化，则指运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作中的各种问题，可以做到管理方法科学化、管理机构高效化、管理工作现代化和档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。管理方式的现代化，指的是首先认识到档案实体与档案信息分离思路的重要性和必要性，档案实体与档案信息分离了，才有可能实现“简化立卷，深化检索”，使档案实体作为保护单位进行简单组合用于保管、保护和统计，而档案信息才是检索、传输的主要对象，而脱离实体，才便于做深层次加工、储存，才能实现计算机检索和网上传播。 　　五、加快数据准备，推进档案现代化管理进程 　　在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。 　　在著录工作中要分清轻重缓急，循序渐进。应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理;要分级次著录，将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容，且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件分级著录;要充分利用档案原基础，例如对于那些案卷基础较好且具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。 　　六、加强档案人员计算机知识和技能的培训